ФГАОУ ВО "Сибирский федеральный университет"
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КРУПНЫМИ МЕЖДУНАРОДНЫМИ СОБЫТИЯМИ
Чикова Е.Е.
г. Красноярск, Россия
Крупные международные события, такие как Олимпийские игры 2014, Чемпионат мира по водным видам спорта 2015 в Казани, Зимняя универсиада 2019 года, являются серьезными проектами, которые не только требуют достаточного финансирования, но и новых информационных технологий с целью обеспечения сервисов для клиентских групп Оргкомитетов на должном уровне и выполнения обязательств перед международными спортивными организациями. При подготовке и проведении таких событий зачастую используется проектный подход C4, основанный на 4 китах современного управления [2]:
1) Command (командование, управление);
2) Control (контроль исполнения);
3) Coordination (координация органов управления);
4) Communication(коммуникация между всеми участниками системы).
Для оптимизации всех 4 процессов при организации событий используются автоматизированные информационные системы (АИС), призванные решать следующие задачи:
· автоматическое составление отчетности по необходимым критериям;
§ ведение информационных баз данных;
§ автоматическое управление рассылкой уведомлений, сообщений и e-mail писем;
§ передача информации;
§ автоматическое составление и ведение документации;
§ использование платформы для планирования процессов и проектов, автоматизированное планирование, построение дорожных карт.
С учетом специфики проектного менеджмента, все АИС можно условно разделить на две категории [2]:
1. Системы, использующиеся в период подготовки к событию (до операционного периода);
2. Системы, использующиеся в период проведения события (во время операционного периода).
На примере АНО "Исполнительная дирекция XXIX Всемирной зимней универсиады 2019 года в г. Красноярске" (Дирекция) будет рассмотрена АИС "Адванта", используемая с целью осуществления планирования и координации подготовки к студенческим играм.
АИС "Адванта" - корпоративная информационная система управления проектами и совместной работой, ориентированная на повышение эффективности всей организации [3].
Функционал Адванты для сотрудников Дирекции позволяет создавать тактические планы каждого функционального направления (ФН), отслеживать дедлайны, отображать процессы. Практически, работа в Адванте для руководителя функционального направления выглядит следующим образом:
1. Для начала необходимо определить цели и задачи ФН, распределить их на временные отрезки.
2. Исходя из задач и обязательств ФН формируется список проектов и процессов, которые уже нужно занести в систему Адванта с указанием крайних сроков выполнения, контрольных точек, разделением ответственности за каждое действие реализации проекта/процесса.
3. Одна из особенностей системы заключается в том, что реальная структура организации также отображается в Адванте. Это повышает эффективность применения системы в тех случаях, когда речь идет о соблюдении дедлайнов и проверке контрольных точек руководством более высокого уровня.
4. С того момента, когда ФН утвердило свои планы и закрепила их в Адванте стартует реализация планов и система отслеживает их выполнение. В случае просрочки система выделяет невыполненные задачи, напоминает о их выполнении.
5. Кроме того, для визуального отображения процессов и проектов используется диаграмма Гантта, которая строится автоматически при заполнении тактического плана функции. Данный функционал позволяет "посмотреть со стороны" как на всю деятельность ФН, так и на всю деятельность Дирекции. В этом процессе интеграции становится возможным определить так называемые "серые зоны", которые не предусмотрены ни одним ФН, определить общую загруженность и понять на какой стадии подготовки находится Оргкомитет.
Благодаря работе в режиме онлайн сотрудники оперативно могут видеть все изменения в системе управления проектами, которые происходят в проекте, отслеживать их влияние на связанные задачи, ресурсы и проект в целом. автоматизированный управление корпоративный
Для управления стоимостью и ресурсами в Адванте определяются необходимые формы планирования и учета фактических данных. При этом они адаптируются под специфику работы в дирекции.
Аналогично используются в работе инструменты управления поставками, изменениями и рисками [3].
В результате, использование автоматизированных систем упрощает некоторые задачи Дирекции, такие как планирование всей организации, контроль за соблюдением контрольных точек, интеграция всех процессов и проектов, анализ эффективности выстроенной системы работы.
И такие системы применимы только в период подготовки к мероприятиям. Что касаемо операционного периода, то речь пойдет о тех системах, которые более направлены на автоматизацию процессов коммуникации и координации. Функционал данных систем будет существенно отличаться от применяемой Адванты, потому что данные системы разрабатываются исключительно для определенного события, а техническое задание на разработку подобных систем разрабатывается Оргкомитетами.
Список литературы:
1. Переверзин И.И. Менеджмент спортивной организации: Учебное пособие. - Москва: Физкультура и спорт, 2006. - 434 с.
2. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK®) // Четвертое издание. - Project Management Institut. - 2008. - 241 с.
3. Система управления проектами Адванта [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.advanta-group.ru.