2. Опишите как «информация» используется в качестве ресурса в Вашей организации. Укажите, как ИТ/ИС применяются для поддержки использования информации внутри организации и при работе с внешними партнерами. Как формируется и используется ключевая информация. Идентифицируйте, как осуществляется обмен информацией с поставщиками, клиентами, и т.п.
Информация является главным ресурсом ООО «Стимул». Информационные технологии, применяемые в ООО «Стимул», позволяют хранить информацию в базе данных, обрабатывать и совершать поиск информации. В общем информационная система ООО «Стимул» направлена лишь на хранение и поиск необходимой информации. Ключевая информация формируется вручную. Обмен информацией с клиентами осуществляется также ручным способом: менеджер ООО «Стимул» осуществляет поиск в базе данных необходимых объектов по заданным параметрам, формирует списки и передает их клиенту, либо сам вручную осуществляет выборку необходимых объектов
3. Используя материалы курса, опишите, как ИТ/ИС используются для достижения стратегических целей организации, какие изменения в организации произошли в результате использования тех или иных ИТ/ИС. Чтобы Вы рекомендовали для поддержки информационными системами основных стратегических изменений на предприятии. Речь должна идти о значительных организационных улучшениях или новых деловых возможностях.
Информационная система является одним из главнейших ресурсов достижения стратегических целей ООО «Стимул». В результат внедрения информационных технологий произошли следующие изменения:
1) Увеличилось количество заключаемых сделок за счет информационно-технической поддержки процесса продаж;
) Повысилась удовлетворенность клиентов за счет персонализированного обслуживания и более слаженной работы компании, что влечет за собой увеличение доли клиентов, пришедших по рекомендации;
) Создан инструментарий контроля соблюдения маркетингового бюджета и измерения эффективности маркетинговых мероприятий;
) Измерена эффективность и качество работы сотрудников, отделов и компании в целом за счет наличия полных и актуальных данных об их деятельности;
) Обеспечен эффективный инструментарий для построения системы мотивации и начисления бонусов;
) Контролируется работа каждого отдельного риэлтора, в том числе его сделки, их состояние и денежные потоки по ним;
) Уменьшились потери клиентов на этапе первичного обращения за счет ведения единой базы потенциальных и реальных клиентов и создания инструментов контроля за работой сотрудников;
) Снизилась зависимость компании от конкретного сотрудника и поддерживать высокий уровень обслуживания даже при выполнении работ менее квалифицированными специалистами.
Для поддержки информационными системами основных стратегических изменений на предприятии необходима дальнейшая разработка и оптимизация работы существующей информационной системой.
1. Исходя из пунктов 1-3 определите общие черты основных направлений стратегии развития ИТ/ИС рекомендуемые для Вашей организации.
Основные направления развития информационной системы
) Учёт первичных обращений потенциальных клиентов (покупателей, продавцов, арендодателей и арендаторов) и организация работы с ними в соответствии с внутренними процедурами компании;
) Учёт и хранение всех данных о выставленном на продажу или сдачу в аренду объекте недвижимости. В системе предусмотрена возможность занесения различных видов объектов: квартир, загородных домов, офисных помещений, торговых площадей, пентхаусов, таун-хаусов, особняков;
) Учет и хранение всех требований клиента-покупателя к приобретаемой/арендуемой недвижимости. Система позволяет проанализировать требования покупателей и их изменения с течением времени. По требованиям покупателя можно осуществить поиск подходящих объектов из базы недвижимости. При поиске вариантов риэлтор может откорректировать (сделать менее строгими) требования к недвижимости и сохранить их в карточке для последующего поиска и получения уведомления о вновь появляющихся вариантах;
) Автоматический подбор объектов недвижимости из базы компании в соответствии с требованиями клиента, автоматическое информирование менеджера о появлении новых объектов недвижимости в базе, удовлетворяющих зафиксированным требованиям клиента;
) Ведение базы данных партнеров компании (банков, застройщиков, рекламных агентств, СМИ и т.д.) и их сотрудников;
) Планирование взаимодействий с клиентами и партнерами (звонки, показы, переговоры) и автоматическое напоминание менеджеру о запланированных событиях (взаимодействиях);
) Ведение фотобанка объектов недвижимости, хранение всех электронных копий документов по объектам и сделкам в единой информационной системе. Автоматически может быть сформировано коммерческое предложение на основании шаблона, которое прикрепляется к карточке, а также, не выходя из CRM-системы, может быть отправлено по электронной почте потенциальному покупателю или арендатору;
) Печать всех документов непосредственно из CRM-системы (договоров, актов, смотровых ордеров, писем, анкет, коммерческих предложений и т.д.);
) Учёт и хранение информации по юридическому сопровождению сделок с отслеживанием срока действия предоставленных документов, планирование и контроль проведения действий по юридическому сопровождению сделок;
) Контроль комплектности документов по объекту недвижимости, фиксация предоставленных документов, отчет клиенту о непредоставленных документах;
) Формирование управленческой отчетности (ниже приведены примеры отчетов решения):
2. Коротко определите факторы, которые могли бы помочь в определении и поддержке эффективного внедрения выбранной Вами информационной стратегии.
10 Наличие единой базы объектов сделок. Часто различные подразделения ведут собственные базы объектов сделок, что усложняет перекрестные продажи. Например, сотрудник отдела городской недвижимости не может проконсультировать своего клиента и предложить вариант приобретения загородного дома, т.к. не имеет доступа к базе загородной недвижимости.
) Наличие единой клиентской базы. Информация о клиентах разрозненна и порой представляет собой только записи в личных записных книжках риэлторов.
) Эффективная работа с обращениями потенциальных клиентов. Значительное число обращений теряется на этапе между обращением в call-центр и до первого звонка риэлтора потенциальному клиенту.
) Отсутствие угрозы потери части клиентов при увольнении сотрудников агентства.
) Повышение качества обслуживания и уровня удовлетворённости клиентов.
3. Исходя из проведенного анализа определите управленческие действия по следующим направлениям:
· Управление ИТ/ИС проектами
Интеграция с бухгалтерскими и учетными системами (1С, Microsoft Dynamics NAV и т.д.), корпоративным порталом, сайтом компании, внешними поставщиками баз данных объектов недвижимости и АТС (интеграция с офисной телефонной станцией).
· Управление людскими ресурсами
Обучение работы с системой, создание системы мотивации, создание протокола замечаний (для устранения недостатков и оптимизации системы. Оптимизация системы должна происходить в том числе и по предложениям, вносимым непосредственно пользователями системы)
· Управление анализом степени достижения целей применения ИТ/ИС
Регулярное проведение статистики заключенных сделок. Создание «книги отзывов» о внедряемой системе.
· Оценка стоимости владения ИТ/ИС
Затраты будут только на разработку дополнительных модулей. Администрирование и обслуживание системы проводится уже имеющимися специалистами.
· Защита информационных ресурсов
Настройка прав доступа: права на чтение, создание, редактирование,
удаление отдельных объектов информации. Хранение истории изменений полей
(поможет компании отслеживать кто, что и когда изменил, тем самым снизить риск
потери информации и злоумышленных действий со стороны недобросовестных
сотрудников).
Вы - опытный менеджер, имеющий за плечами рад руководящих должностей в торговых компаниях , получили заманчивое предложение - позицию исполнительного директора в крупной торговой компании XYZ. Эта компания состоит из центрального офиса в С-Петербурге и региональных дистрибьюторских центров в Архангельске, Мурманске и Саратове.
Схема торговли следующая. Заказы собираются как центральным офисом, так и региональными центрами. После чего в центральном офисе происходит обработка заказов , и закупки производятся централизованно - из центрального офиса в С-Петербурге . Поскольку весь товар импортный - поставка товара и таможенная очистка производится через С-Петербург. После чего товар отгружается в дистрибьюторские центры или непосредственно покупателям.
В процессе переговоров собственники компании не скрывали, что XYZ находится в кризисе - объем продаж падает, клиенты уходят к другим поставщикам. В качестве одной из основных причин кризиса было названо состояние информационной системы. Было подчеркнуто, что текущее состояние информационной системы не соответствует задачам поставленным перед компанией.
Вам как потенциальному кандидату на позицию исполнительного директора было предложено подготовить развернутый план мероприятий по созданию новой информационной системы для XYZ.
Состав основных организационных действий необходимых для создания новой информационной системы для XYZ:
) Осуществить принятие решения о создании автоматизированной информационной системы обеспечения деятельности XYZ (далее - система) на основе типового программно-технического решения или модернизации существующей системы XYZ.
) В случае принятия решения о модернизации существующей системы - подготовить конкурсную документацию для организации отрытого конкурса на право заключения контракта по модернизации существующей системы или по интеграции типового решения и существующей информационной системы.
) Создать рабочую группы для проведения внедрения типового решения.
) Провести обучение персонала рабочей группы специфике работы, настройки, администрирования типового решения.
) Разработать проект распорядительных документов XYZ, регламентирующих разработку или внедрение типового решения системы.
) Провести адаптацию типового решения системы под специфические нужды XYZ, согласно методике адаптации, указанной в технической документации, прилагаемой к типовому решению.
) Обеспечить (путем создания или модернизации) информационно-технологическую инфраструктуру, необходимой для внедрения типового решения.
) Осуществить инсталляцию, настройку и проведение опытной эксплуатации типового решения.
) В случае наличия замечаний к работе типового решения - осуществить принятие согласованного решения о проведении доработки внедряемого типового решения.
) Реализовать перенос данных из существующих информационных систем органа исполнительной власти, необходимых для автоматизации процессов XYZ.
) Провести обучение сотрудников XYZ
) Разработать регламенты информационного взаимодействия внутри XYZ.
) Принять типовое решение в промышленную эксплуатацию.
1. Автоматизированные ИТ / Под ред. Г.А. Титоренко - М.: Финансы, статистика, информатика, 2008.
. Даниловский Ю.Г. и др. Информационная технология в промышленности - М.: Высшая школа, 2008.
. Информационные системы в экономике /Учебник под редакцией Дика. - М.: Финансы и статистика, 2011.
. Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. Назарова С.В. - М.: Финансы и статистика, 2010.
. Лихачева Г.Н. Информационные технологии в экономике: Учебно-практическое пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. - М.: МЭСИ, 2009. - 136 с.
. Макарова Н.В. Информатика: Учеб. пос. - М.: Финансы и статистика, 2011, 368с.
. Макарова Н.В. Информатика: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2009, 768с.
. Петров В.Н. Информационные системы: Учебник. - СПб.: Питер, 2012. - 688 с.
. Советов Б.Я. Информационные технологии М.: Высшая школа,2010
. Экономическая информатика и вычислительная техника / под ред. В.П. Косарева, Л.Ю. Кополева - изд. 2-е - М.: Финансы и статистика, 2009. - 33с.
. Якубайтис Э.Я. Информационные технологии в экономике: Учебно-практическое пособие / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. - М.: МЭСИ, 2009. - 138 с.