Контрольная работа: Анализ информационной системы предприятия

5.      Классифицируйте ИС компании «BSW Windows» известными Вам способами и обоснуйте свой ответ.

По архитектуре данная информационная система была локальной, поскольку все ее компоненты (БД, СУБД, клиентские приложения) находились на одном компьютере.

По степени автоматизации ИС данная система была автоматизированной, т.е. в которых автоматизация может быть неполной (то есть требуется постоянное вмешательство персонала). Вмешательство персонала требовалось на стадии введения спецификации заказа.

По характеру обработки данных информационная система была решающей, поскольку данные подвергаются обработке по сложным алгоритмам. К таким системам в первую очередь относят автоматизированные системы управления и системы поддержки принятия решений.

По сфере применения данная система являлось специализированной производственной системой, поскольку она ориентирована была на обработку спецификации заказов по производству окно, причем не стандартных окон.

По охвату задач (масштабности) информационная система являлась групповой, поскольку была ориентирована на коллективное использование информации членами отделов заказов и производственного отдела.

6.      Оцените информационную стратегию в компании «BSW Windows» (возможные варианты и выбранную стратегию, риски, допущенные ошибки). Оцените роль ИТ в компании.

Информационная стратегия компании была недостаточная разработана и слишком сконцентрирована на фигуре разработчика, что привело в последствии к весьма плачевным результатам. Результатом того, что ключевую роль в формировании информационной стратегии играл разработчик, стало то, что когда ушел Метью, большая часть знаний о специальных особенностях программ ушла вместе с ним. Несколько месяцев потребовалось одному из ассистентов Метью для того, чтобы приобрести подобные знания и опыт, да и то путем осуществления нескольких ошибок.

Таким образом, как минимум необходимо было зафиксировать накопленные знания и опыт в виде руководства пользователя используемой информационной системы, а как максимум создание информационного отдела с распределением функций и возможностью замены ключевых фигур.

7.      Осуществите анализ фирмы «BSW Windows» на основе «решетки» информационного менеджмента.

Гарри Ситон определяет стратегию развития организации (1 куб), структуру бизнеса (4 куб), занимается финансовыми операциями (7 куб). Отдел установки стратегически рассчитывают и делают заказы с помощью АСУ (2 куб). Торговые представители занимаются продажами и маркетингом (куб 8). Метью Коуп занимается стратегий ИТ (куб 3) и решением технических процессов, поддерка АСУ (куб 9) ( рис. 2)

Рис. 2 Описание организации на основе решетки информационного менеджмента

8.      Опишите развитие ИС компании «BSW Windows» как движение по матрице МакФарлана. Идентифицируйте возможности и оцените портфель приложений ИС фирмы «BSW Windows».

МакФарлан (McFarlan) предложил матрицу для позиционирования организаций (Strategic Grid McFarlan). Организации располагаются в рамках квадрантов данной матрицы в соответствии с степенью своей зависимости от ИТ. и ИС. Все ИС в организации могут быть сгруппированы в четыре класса, для чего используются две характеристики - текущая и будущая зависимость организации, подразделения или человека от ИТ ( рис. 3).

Рис. 3 Матрица МакФарлана как инструмент информационного менеджмента

Оценка текущей зависимости предприятия от ИТ

.Зависимость повседневных операций от ИТ - оценка по пятибалльной шкале: 5

. Надежность защиты информации - оценка по пятибалльной шкале: 3

. Обеспечение обмена данными между ранее разработанными ИС и другими программными продуктами, функционирующими на предприятии - оценка по пятибалльной шкале: 3

. Оперативность работы сотрудников - оценка по пятибалльной шкале: 5

. Функциональная локализация информационной системы - 4

Среднее значение текущей зависимости организации от ИТ и ИС равно 4.

Оценка будущей зависимости предприятия от ИТ

.Возможность ИС стать конкурентным преимуществом - оценка по пятибалльной шкале: 5

. Модификация существующего бизнеса за счет использования ИС - оценка по пятибалльной шкале: 5

. Возможность консолидации информации - оценка по пятибалльной шкале: 3

. Наличие специальных средств анализа состояния системы в процессе эксплуатации - оценка по пятибалльной шкале: 3

. Усиление каналов сбыта за счет использования ИТ - оценка по пятибалльной шкале: 3

Среднее значение будущей зависимости организации от ИТ и ИС равно примерно 4 ( рис. 4).

Рис. 4 График, позволяющий определить местонахождение предприятия в матрице МакФарлана

9.      Оцените влияние фирмы «BSW Windows» на ИС и ИС на фирму «BSW Windows».

Таким образом, организация попадает в куб потенциальные ИС. Подобный подход применим как в рамках организации в целом, так и для позиционирования ИТ. - услуги для конкретного подразделения или сотрудника, при этом немаловажную роль играет субъект, проводящий классификацию, поскольку его заинтересованность может перемещать ИС из одного квадранта матрицы в другой. Для одного из заинтересованных лиц ИС может позиционироваться как вспомогательная (например, бухгалтерия для директора организации, и эта же система - в качестве ключевой - для главного бухгалтера).

Потенциальные системы - те, у которых текущая зависимость низка и возможна высокая будущая зависимость (важные для достижения успеха в будущем - экспертные системы, и т.п.). На данный момент предприятие относится к потенциальным системам, так как она в будущем будет зависеть от системы АСУ.

Любая вновь создаваемая система относится к классу потенциальных. На ее создание уже тратятся ресурсы, текущей зависимости не существует, однако будущая зависимость возможно велика. «Правильное» движение - потенциальная ИС -> стратегическая ИС -» ключевая ИС. При таком движении происходит исчерпывающее использование возможных воздействий ИТ. на бизнес. На данный момент организация движется в «правильном» направлении. В будущем при завершении автоматизации будет происходить движение по квадрантам матрицы МакФарлана. Из потенциальной ИС перейдет в стратегическая ИС.

10.    Какие этапы создания ИС были осуществлены? Как это происходило? Укажите на пропущенные этапы и оцените последствия.

Этапы создания информационных систем:этап - предпроектный (обследование, составление отчета, технико-экономического обоснования и технического задания);этап - проектный (составление технического и рабочего проектов);этап - внедрение (подготовка к внедрению, проведение опытных испытаний и сдача в программную эксплуатацию);этап - анализ функционирования (выявление проблем, внесение изменений в проектные решения и существующие АИС и АИТ).

В «BSW Windows» были реализованы I этап, III этап ( без проведения опытных испытаний) и IV этап (без выявления пролем и внесения изменений).этап был полностью опущен: не разрабатывалось масштабное техническое задание.

11.    Определите подходы к оценке стоимости владения ИС фирмы «BSW Windows».

В данном случае лучше использовать качественные методы, поскольку они базируются на одной идее - целей, приоритетов и показателей по ним. Самый известный и наиболее широко используемый подход - сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard, BSC). Система сбалансированных показателей разработана на основе исследования, проведенного профессорами Гарвардской школы экономики Дэвидом Нортоном и Робертом Капланом. Эта система появилась в результате выполнения исследовательского проекта в 12 компаниях и представляет собой интегрированный набор финансовых и нефинансовых индикаторов. Методика BSC, применительно к IT, является качественным подходом к оценке эффективности как IT-инфраструктуры в целом, так и отдельного проекта внедрения. Основной упор делается на формализацию целей IT-проекта, в привязке к бизнес-целям организации и её планам стратегического развития.

Система BSC оценивает и увязывает показатели деятельности предприятия в четырёх аспектах:

•        аспект клиента - как его оценивают клиенты;

•        внутрифирменный аспект - какие процессы могут обеспечить ему исключительное положение;

•        инновационный аспект - каким образом можно добиться дальнейшего улучшения положения;

•        финансовый аспект - как оценивают предприятие акционеры [3].

Система охватывает связи между монетарными и немонетарными величинами, стратегическим и оперативным уровнями управления, прошлыми и будущими результатами, внутренними и внешними аспектами деятельности предприятия. Набор показателей формируется его стратегическими целями.

Применение методики BSC предполагает проведение ряда шагов:

•        формализация стратегической цели текущего проекта;

•        определение конкретных направлений деятельности, необходимых для реализации стратегической цели проекта;

•        определение задач, решаемых по каждому из выбранных направлений;

•        определение взаимосвязей между выполняемыми задачами и их влияния на достижение целей проекта;

•        формализация показателей эффективности для каждой из задач;

•        разработка программ решения каждой из задач;

•        конкретизация программы внедрения проекта - распределение человеческих и финансовых ресурсов, определение зоны ответственности за выполнение задач;

•        внедрение проекта;

•        пересмотр и коррекция системы показателей эффективности по итогам внедрения. На этом шаге возможно как возвращение на этап формализации показателей эффективности, так и на самый первый этап - формализации стратегической цели [2].

Методика BSC является, в первую очередь, инструментом формирования управленческой стратегии и может быть использована как составная часть IT-ориентированной методики управления процессами. Однако применение методики BSC к IT-проектам подразумевает, что система сбалансированных показателей уже используется в организации, в противном случае использование BSC может вызвать ряд затруднений.

Ещё больше конкретности в этот подход вносит метод, получивший название BITS (Balanced IT Scorecard). BITS служит развитием методики BSC в сторону большей применимости для компаний, ключевые бизнес-процессы которых зависят от информационных технологий. Фактически единственным изменением в данной методике, по сравнению с BSC, является дополнительная формализация показателей эффективности анализируемого процесса. В качестве таких показателей методика BITS рекомендует использовать следующие четыре:

•        помощь в развитии бизнеса компании;

•        повышение уровня сервиса, как для внутренних, так и для внешних потребителей;

•        повышение качества принятия решений;

•        повышение производительности труда [2].

Заметим, что как сами показатели, так и их количество могут быть любыми важными для конкретной компании. Затем, как и в BSC, по каждому направлению (перспективе) определяются цели, другими словами - ориентиры, характеризующие желаемое место ИТ в бизнесе компании в будущем. Именно эти цели, составляющие стратегию развития ИТ-отдела (именно так можно трактовать перспективы), будут трансформированы на операционный уровень, то есть в конкретные ИТ-проекты. И, наконец, как в классическом BSC из целей вытекают инициативы, так и цели ИТ-отдела определяют, будет ли ИТ-проект эффективен в разрезе приближения к одной или нескольким целям.

Спектр применения методики BITS практически совпадает с таковым для BSC. Возможно, наиболее эффективным образом методика BITS может быть применена для анализа деятельности сервисной IT-службы предприятия.

Третий метод, который можно упомянуть, получил название информационной экономики (Information Economics, IE). IE является качественным методом оценки IT-проекта или портфеля проектов, основная идея которого заключается в том, что топ-менеджмент компании и ИТ-служба организуют некую систему координат - определяют приоритеты в развитии бизнеса компании и расставляют приоритеты проектных критериев ещё до рассмотрения какого-либо ИТ-проекта. И тогда проект оценивается на соответствие этим разработанным критериям.

Чисто практически это делается так. Организуется рабочая группа по оценке эффективности IT-проекта, предлагаемого к внедрению. Такая группа должна состоять из сотрудников IT-служб, бизнес- и риск-менеджеров. Она вырабатывает 10 главных факторов, определяющих потенциальную эффективность предлагаемого проекта. Затем происходит оценка относительной значимости каждого из факторов для основных бизнес-процессов («плюсы») и оценка риска по каждому из факторов («минусы»). Результатом процесса оценки будет рейтинг проекта с точки зрения его важности для основных бизнес-процессов предприятия. В случае применения методики IE к портфелю проектов или при выборе вариантов реализации того или иного проекта сравнение IE-рейтингов даст возможность объективного выбора лучшего из вариантов.

Метод информационной экономики страдает субъективизмом, особенно в части анализа рисков проекта, с другой стороны, IT Scorecard, как и BSC, требует наличия формализованной бизнес-стратегии. Для качественной оценки эффекта от инвестиций в ИТ компании применяют либо метод информационной экономики, либо IT Scorecard. И опыт показывает, что, как правило, для качественной оценки этого достаточно.

2. Задание 1

информационный модель менеджмент

1. Кратко опишите организацию, где Вы работаете.

ООО «Стимул» - поставщик интеллектуальных услуг на рынке недвижимости. На российском рынке ООО «Стимул» работает с 1990 года.

Основными направлениями деятельности компании являются брокеридж жилой и коммерческой недвижимости, консалтинг, девелопмент и инвестиции.

ООО «Стимул» осуществляет свою деятельность во всех сегментах рынка недвижимости. Среди них - первичный и регулярный городской и загородный рынок Московского региона и ряда городов России, рынок элитного жилья, зарубежной и коммерческой недвижимости.

ООО «Стимул» включает сеть из 100 офисов недвижимости, расположенных в Московском регионе, а также в других городах России - в Омске, Барнауле, Кемерово, Ростове-на-Дону.

ООО «Стимул» входит в число крупнейших компаний России по данным РА «Эксперт», 153 место в числе крупнейших частных компаний по версии журнала «FORBES», 473 место в рейтинге 500 крупнейших компаний журнала «Финанс» по данным рейтингов 2011 года.

ООО «Стимул» имеет свой сайт с реализованными возможностями подачи он-лайн заявок на покупку/продажу/аренду объектов недвижимости.