Согласно ст. 9 Основ о нотариате нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Минюстом России совместно с ФНП. Во исполнение указанной нормы в 2009 г. утверждены Правила нотариального делопроизводства.
В них установлен единый порядок работы всех нотариусов с документами и осуществления контроля за исполнением Правил нотариального делопроизводства. Правила регулируют также документирование и документооборот нотариуса с момента создания или получения им документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.
Нотариальное делопроизводство ведется на государственном языке РФ, которым в соответствии со ст. 68 Конституции РФ является русский язык. Наряду с русским языком нотариальное делопроизводство может вестись и на государственном языке республики, входящей в состав Российской Федерации, если такой язык установлен республикой.
В рамках нотариального делопроизводства нотариусом ведутся:
– журнал регистрации входящей корреспонденции;
– журнал регистрации исходящей корреспонденции;
– журнал регистрации организационно-распорядительных документов;
– журнал учета приема – передачи полномочий и дел нотариуса;
– книга учета наследственных дел;
– алфавитная книга учета наследственных дел;
– алфавитная книга учета завещаний;
– книга учета дел закрытых завещаний; и т.д. и т.д.
Имеющиеся у нотариуса реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, а их листы пронумерованы. На оборотной стороне последнего листа производится запись о количестве пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты, если реестры, книги, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, или подписью должностного лица и оттиском печати территориального органа юстиции, если реестры, книги, журналы выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах. Поскольку выдача нотариусам реестров, книг, журналов подлежит регистрации соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе юстиции, то на них проставляются также дата их выдачи и регистрационный номер.
Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несет частнопрактикующий нотариус. В государственной нотариальной конторе такая ответственность возлагается приказом территориального органа юстиции на одного из нотариусов, работающих в этой конторе.
В соответствии с названными Правилами нотариальное делопроизводство включает следующие действия:
– оформление организационно-распорядительных документов и писем нотариуса;
– обработку входящих и исходящих документов;
– использование печатей с воспроизведением Государственного герба РФ, штампов и бланков нотариуса;
– составление номенклатуры;
– формирование и оформление дел;
– ведение архива нотариальной конторы;
– ведение и заполнение реестров для регистрации нотариальных действий.
2. Организационно-распорядительными документами, оформляемыми нотариусом, согласно Правилам нотариального делопроизводства признаются документы, непосредственно связанные с совершением нотариального действия, но не касающиеся документального оформления этого действия:
– постановления (кроме связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия, а именно о выдаче денежных средств на похороны наследодателя, об аннулировании ранее выданного свидетельства о праве на наследство и др.);
– распоряжения;
– поручения;
– запросы об истребовании сведений и документов.
Характерной чертой организационно-распорядительных документов является обязательность указания в них достаточно большого количества реквизитов: наименования нотариальной палаты субъекта РФ (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой); наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы; фамилии, инициалов, должности нотариуса; даты и номера приказа территориального органа юстиции о назначении на должность нотариуса; вида документа (постановление, распоряжение и т.д.); наименования документа (об отказе в совершении нотариального действия и т.д.); даты; регистрационного номера; места составления; текста документа; подписи нотариуса; оттиска его печати с воспроизведением Государственного герба РФ.
Выяснение вопроса о дееспособности лица осуществляется только после совершения нотариального действия и, как показывает судебная практика, на основании судебной психолого-психиатрической экспертизы.
Отсутствие единого информационного банка о наличии установленных судом ограничений дееспособности создает определенные трудности для нотариуса. Выявление таких лиц возможно только визуально и путем личной беседы.
Гражданин, который вследствие пристрастия к азартным играм, злоупотребления спиртными напитками или наркотическими средствами ставит свою семью в тяжелое материальное положение, может быть ограничен судом в дееспособности в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством. Над ним устанавливается попечительство.
Такой гражданин вправе самостоятельно совершать мелкие бытовые сделки. Совершать другие сделки он может лишь с согласия попечителя.
Вместе с тем здесь речь идет не о медицинском термине недееспособности, а о юридическом, поэтому нотариус сам вправе определять возможность совершения нотариального действия этим лицом.
Если у нотариуса имеются основания предполагать, что кто-либо из участников процесса вследствие душевной болезни или слабоумия, а также по иным причинам (нахождение в состоянии алкогольного, наркотического опьянения) не может понимать значения своих действий или руководить ими, нотариус либо откладывает совершение нотариального действия, либо отказывает в его совершении.
Несоблюдение обязанности по проверке дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц может в итоге привести к привлечению нотариуса к гражданско-правовой ответственности за причиненный заинтересованным лицам вред, так как нотариус, совершивший нотариальное действие, противоречащее законодательству Российской Федерации, обязан по решению суда возместить причиненный вследствие этого ущерб.
На практике нотариус в первую очередь проверяет паспорт гражданина. Если в соответствии с паспортом гражданин уже достиг возраста 18 лет, то нотариус полагает, что он дееспособен. В то же время таким способом нотариус не может достоверно выявить информацию о возможном лишении или ограничении дееспособности гражданина.
В связи с этим можно согласиться с теми авторами, которые полагают, что в современном российском "законодательстве отсутствуют на данный момент какие-либо механизмы, позволяющие нотариусу определить с должной степенью вероятности не только адекватность психического состояния обратившегося лица, но и выяснить наличие у того или иного субъекта ограничения или лишения дееспособности"
Организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а подлинники этих документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.
Помимо организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе нотариальной деятельности достаточно часто приходится составлять и отправлять также различные письма.
Письмами нотариуса признаются оформляемые нотариусом документы, не связанные с документальным оформлением нотариального действия. К таким документам относятся ответы на запросы, поступившие нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы.
Документы, получаемые нотариусом в связи с осуществлением нотариальной деятельности, независимо от способа их доставки подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции. Не регистрируются лишь документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия и подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти и т.д.).
Нотариус регистрирует поступающую документацию в день поступления. В подтверждение произведенной регистрации нотариус в правом нижнем углу первой страницы поступившего документа проставляет регистрационный номер но журналу регистрации входящей корреспонденции и дату регистрации.
Нотариус удостоверяет сделки, для которых законодательством Российской Федерации установлена обязательная нотариальная форма. По желанию сторон нотариус может удостоверять и другие сделки.
Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Сделки могут быть двух- или многосторонними (договоры) и односторонними.
Односторонней считается сделка, для совершения которой в соответствии с законом, иными правовыми актами или соглашением сторон необходимо и достаточно выражения воли одной стороны.
Для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) либо трех или более сторон (многосторонняя сделка).
Сделка может совершаться в устной либо в письменной форме, во втором случае это может быть как простая письменная форма, так и нотариальная форма.
Сделка в нотариальной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание, подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, и удостоверенного нотариусом или специально уполномоченным лицом по правилам, предусмотренным Основами законодательства РФ о нотариате.
В соответствии со ст. 163 ГК РФ нотариальное удостоверение сделки означает проверку законности сделки, в том числе наличия у каждой из сторон права на ее совершение, и осуществляется нотариусом или должностным лицом, имеющим право совершать такое нотариальное действие, в порядке, установленном законодательством о нотариате и нотариальной деятельности.
Нотариальное удостоверение сделок обязательно:
1) в случаях, указанных в законе;
2) в случаях, предусмотренных соглашением сторон, хотя бы по закону для сделок данного вида эта форма не требовалась.
Если нотариальное удостоверение сделки настоящей статьи является обязательным, несоблюдение нотариальной формы сделки влечет ее ничтожность. Поэтому именно нотариальное удостоверение придает таким сделкам необходимую юридическую силу.
Таким образом, нотариус удостоверяет сделки, для которых законодательством Российской Федерации установлена обязательная нотариальная форма. По желанию сторон нотариус может удостоверять и другие сделки (ст. 53 Основ законодательства РФ о нотариате). Факт нотариального удостоверения повышает достоверность составляемых при совершении сделки документов.
Данное нотариальное действие осуществляется в основном по трем направлениям: удостоверение договоров, удостоверение доверенностей и удостоверение завещаний <1>.
Нотариус обязан разъяснить сторонам смысл и значение представленного ими проекта сделки и проверить, соответствует ли его содержание действительным намерениям сторон и не противоречит ли требованиям закона.
При удостоверении сделок, направленных на отчуждение или залог имущества, права на которое подлежат государственной регистрации, нотариус проверяет принадлежность данного имущества лицу, его отчуждающему или закладывающему, за исключением случаев, если в соответствии со сделкой на момент ее совершения данное имущество еще не принадлежит этому лицу.
При удостоверении завещаний от завещателей не требуется представления доказательств, подтверждающих их права на завещаемое имущество.
Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, подлежит нотариальному удостоверению по представлении основной доверенности, в которой оговорено право передоверия, либо по представлении доказательств того, что представитель по основной доверенности вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность. Доверенность, выданная в порядке передоверия, не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.
Количество экземпляров документов, в которых излагается содержание сделки, регламентировано ст. 60 (утратила силу). Оно определяется лицами, обратившимися за совершением нотариального действия, но не может превышать количества сторон, участвующих в сделке. Однако завещания и договоры о залоге имущества, об отчуждении недвижимого имущества представляются нотариусу не менее чем в двух экземплярах, один из которых остается в делах нотариальной конторы.
В рамках нотариальной процедуры по удостоверению сделок нотариус, руководствуясь Основами законодательства РФ о нотариате, обязан:
1) установить личности обратившихся (ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате);
2) проверить дееспособность граждан и правоспособность юридических лиц - участников сделки (ст. 43 Основ законодательства РФ о нотариате);
3) разъяснить смысл и значение представленного нотариусу проекта сделки (ст. 54 Основ законодательства РФ о нотариате);
4) проверить, не противоречит ли содержание проекта сделки требованиям закона (ст. 54 Основ законодательства РФ о нотариате);
5) предупредить участников сделки о последствиях нотариально удостоверяемой сделки с тем, чтобы юридическая неосведомленность не могла быть использована им во вред (ст. 16 Основ законодательства РФ о нотариате);
6) зачитать вслух участникам нотариально удостоверяемой сделки ее содержание (ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате);
7) предложить подписать сделку в присутствии нотариуса (ст. 44 Основ законодательства РФ о нотариате);
8) совершить удостоверительную надпись на сделке (ст. 46 Основ законодательства РФ о нотариате);
9) взыскать государственную пошлину или нотариальный тариф (ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате);
10) зарегистрировать сделку в реестре регистрации нотариальных действий (ст. 50 Основ законодательства РФ о нотариате);
11) выдать участникам нотариально удостоверенную сделку (ст. 44.1 Основ законодательства РФ о нотариате).