Внешние – это те документы, которые поступают в организацию от её контрагентов. Например, счёт, которым поставщик требует оплатить поставку. Или выписка из расчётного счёта в банке, которой банк извещает о движении денег по расчётному счёту фирмы.
Внутренние оформляются в самой организации: приходный ордер (о поступлении материалов на склад), наряд на работу (поручение выполнить работу и свидетельство о её выполнении после того, как работа действительно завершена), приходный кассовый ордер (оформляет поступление денег в кассу), материальное требование (оформляет передачу материалов, топлива, тары, запчастей и т.д. со склада определённому лицу, их получившему) и т.д.
2.По назначению в самом широком смысле слова документы подразделяются на исполнительные и оправдательные.
Исполнительные содержат распоряжение выполнить хозяйственную операцию. Примером могут послужить приказы директора или распоряжения его заместителей.
Оправдательные свидетельствуют о каком-либо свершившемся факте хозяйственной жизни. Например, акт приёмки-передачи основных средств свидетельствует о том, что объект (компьютер, станок, ксерокс и т.п.) передан одним предприятием другому или перемещён в другое подразделение фирмы.
Часто документ выполняет обе функции т.е. несёт в себе и распоряжение выполнить нечто и свидетельство об исполнении. Такие документы называют комбинированными. Это, например, уже знакомый наряд.
3.По времени действия документы подразделяют на разовые и накопительные.
Разовые оформляют одну хозяйственную операцию (например, материальное требование); они содержат одну порцию информации.
Накопительные действуют длительный период, скажем, целый месяц. Хорошим примером является лимитно-заборная карта. В ней ежедневно по мере выдачи материалов складом цеху фиксируют все выдачи за месяц. Карта выполняет функции многих разовых материальных требований со значительно меньшими затратами конторского труда.
4.По форме документы подразделяются на типовые и произвольной
формы.
Типовые (стандартные) – это обычно часто употребляемые документы. Они разработаны высококвалифицированными работниками Минфина, Центрального банка РФ. Наличие типовых документов гарантирует высокое качество их формы, облегчает пользование ими, освобождает от необходимости разрабатывать формы документов, облегчает тиражирование бланков. Так,
кассовые операции должны оформляться только документами типовой
51
(унифицированной) формы.
5.Документы подразделяются также по отраслям народного хозяйства (документы, оформляющие операции в торговых, строительных промышленных
идр. организациях) и по направлениям работы бухгалтерии (документы, оформляющие операции с основными средствами, документы, оформляющие операции с материалами, документы, оформляющие операции по труду и его оплате, расчётные документы и т.д.). Это тоже подразделение документов по назначению, но в более узком смысле слова, чем деление на оправдательные и исполнительные.
6.По способу составления различают документы на чистом листе бумаги или на бланке; от руки или с помощью компьютера: бухгалтер вызывает на экран макет документа и набирает на клавиатуре содержание. Наконец, некоторые документы частично или полностью формируются автоматически.
В составлении и использовании любого документа, как правило, поочерёдно участвует несколько человек. Поэтому для документа неизбежно физическое перемещёние от подразделения к подразделению, от одного лица к другому. Информация, содержащаяся в составленном документе, используется неоднократно.
Документ проходит путь от момента его составления или поступления в организацию извне до сдачи в архив или передачи контрагенту организации. У каждого экземпляра документа свой путь. Весь путь документа в организации – это его документооборот.
Защита информации – одна из важнейших функций бухгалтерии на любом её участке, на любом этапе учётных процедур. На уровне первичных документов защита информации достигается несколькими способами.
Форма документа. Размер документа, набор реквизитов и их размещёние – элементы защиты информации.
Материал и цвет бланка документа. В ряде случаев установлено, из какой именно бумаги должен быть изготовлен бланк документа: полукартон, гербовая, с водяными знаками, с красной полосой и т.д.
Экземплярность. Практически почти все документы составляют в нескольких экземплярах. Это делают потому, что каждому пользователю удобнее иметь собственный экземпляр. Вместе с тем наличие нескольких экземпляров очевидно существенно уменьшает риск утраты информации.
Идентификация. Она достигается наличием ранее упомянутых реквизитов, идентифицирующих документ: наименование, номер, дата составления и т.д.
52
Идентифицирует документ также физическая принадлежность к общему носителю информации; например, чек и корешок чековой книжки, приходный кассовый ордер и квитанция к нему, облигация и купон к ней.
Кстати, если подпись ответственного лица свидетельствует о достоверности содержания документа, то оттиск печати удостоверяет подлинность подписи. Полномочием удостоверять подлинность подписи оттиском печати облечён начальник канцелярии предприятия.
Регламентация отношения к ошибкам. При составлении первичных документов возможны ошибки. Для исправления ошибочных записей используют корректурный способ, суть которого заключается в следующем. Неправильно написанное слово или число аккуратно зачёркивают одной линией так, чтобы можно было прочесть зачёркнутое. Затем вверху пишут правильное слово (число) и звездочкой *) указывают на сноску. В сноске пишут: «Исправлено (на что). Верить». Далее следуют дата и подпись автора документа. Более строгие правила (например, в воинских частях) требуют указать что исправлено и на что именно. В денежных документах вообще недопустимы никакие исправления. В других случаях исправляют согласно правилам.
Регистрация документов. Каждый документ подлежит регистрации. Это значит, что основные реквизиты каждого первичного документа при появлении его на предприятии заносят в специальный журнал.
Описи документов. С целью предотвращения утраты документов при передаче их от одного пользователя другому составляют опись документов в двух экземплярах – по одному для каждого участника операции.
1. |
Первичное наблюдение осуществляется с целью: |
|
||
1) |
составления первичных документов; |
|
||
2) |
контроля и анализа хозяйственной деятельности; |
|
||
3) |
последующей |
обработки |
наблюдаемых |
фактов хозяйственной |
деятельности. |
|
|
|
|
2. |
Первичный учётный документ – |
любой материальный носитель данных: |
||
1) |
об объектах бухгалтерского учёта; |
|
||
2) |
зафиксировавший операцию в момент её совершения; |
|||
3) |
об объектах бухгалтерского учёта, который позволяет юридически |
|||
подтвердить факт совершения операции. |
|
|||
3. |
Документы при классификации по назначению подразделяются: |
|||
1)на оправдательные и разовые;
2)накопительные, оправдательные, распорядительные;
53
3) распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.
4.Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы:
1) оправдательные;
2) распорядительные;
3) бухгалтерского оформления.
5.Арифметическая проверка документов – проверка:
1)полноты заполнения реквизитов;
2)правильности их оформления;
3)правильности подсчета стоимостных показателей.
6.Инвентаризации в зависимости от основания проведения подразделяются: 1) на частичные и полные; 2) плановые и внезапные; 3) частичные и плановые.
7.Первичное наблюдение – это:
1)информационное обеспечение системы бухгалтерского учёта;
2)оценка и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности;
3)передача данных для дальнейшей обработки.
8. Формальная проверка документов – проверка:
1)полноты и правильности заполнения реквизитов;
2)правильности подсчёта стоимостных показателей;
3)законности совершения операций.
9.Проверка по существу отражаемых в документах операций – проверка: 1) полноты заполнения реквизитов; 2) законности и целесообразности совершения операций; 3) правильности их оформления.
10.Инвентаризация – это:
1)сверка учётных записей с фактическими наличием имущества;
2)проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств;
3)проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств, расчётов, источников образования имущества и определение правильности учёта записей.
54
Термин «баланс» происходит от латинских слов «bis» – дважды и «Ianx» – чаша весов, буквально обозначает «двучашие». Как символ равновесия весы изображены на гербе Международного союза бухгалтеров.
Как бухгалтерское понятие слово «баланс» существует уже почти 600 лет. В литературе по истории бухгалтерского учёта можно встретить различные сведения о времени появления этого термина, относящиеся к концу XIV − началу XV вв. Так, по свидетельству Рувера, слово «баланс» было впервые применено к финансовым отчётам в 1427 г. независимо от того, были эти отчёты на самом деле балансами в современном понимании этого термина или нет.
Как известно, одним из первых систематизаторов двойной бухгалтерии считается Л. Пачоли (1445−1517), описавший данную систему учёта в 11-м
трактате «О счетах и записи» сочинения «Сумма арифметики». Именно в трактате Л. Пачоли можно найти первые упоминания о балансе как непременном элементе двойной бухгалтерии. В частности, в главе 36 разъясняется, что «под балансом Главной книги разумеется сложенный в длину лист, на котором перечислены по правой руке все верители и по левой – все должники; если сумма страницы «Дать» равна сумме страницы «Иметь», то этим доказывается, что книга исправна».
Конечно, здесь не идёт речь о понимании баланса как отчётной формы, но этот лист можно считать прообразом современного проверочного баланса, который и сейчас является одним из основных элементов двойной бухгалтерии.
Уже к концу XIX века и практики, и теоретики, и даже законодатели всерьёз заинтересовались проблемами бухгалтерской отчётности.
Так, германское Торговое Уложение предписывает купцу при открытии предприятия составить точный инвентарь с подробным указанием в нём: принадлежащего ему недвижимого имущества; долгов, причитающихся к получению; долгов, на нём состоящих; суммы наличных денег; всякого другого имущества с обозначением его стоимости.
Затем он должен вывести баланс, показывающий отношение между его активом и пассивом. Купец был обязан вести торговые книги и периодически составлять баланс.
Баланс и инвентарь должны были составляться ежегодно, и лишь по отношению к некоторым торговым организациям, ввиду особого их свойства, разрешается составление названных документов производить один раз в два
55