163 не допускается, поскольку это вызовет сбой в работе системы электронного делопроизводства и архивных поисковых систем. В случае необходимости имя документа, сохраненного в тематической поддиректории, может быть изменено по разрешению системного администратора департамента, с внесением соответствующих изменений в электронные регистрационные карты (документ присоединяется на карту под новым уточненным именем).
35. Ответственный за правильное присвоение имени документу – автор документа.
36.
Системный администратор департамента вправе вносить необходимые изменения в имена документов.
6. Ведение электронных архивов
37. С целью ведения электронного архива, обмена электронными документами на сервере подразделения образуются следующие рабочие директории:
Norma 2011 - рабочая директория Руководителя.
Pravo 2011 - рабочая директория Правового департамента.
Zakon 2011 - рабочая директория Департамента по законодательству.
38. В каждой рабочей директории образуются следующие тематические поддиректории:
01_Doc
02_Proekt
03_Text
04_Archiv
05_Org
06_Work
07_Otchet
39. Назначение тематических поддиректорий:
01_Doc - переписка с вышестоящим руководством и внешними организациями по вопросам основной деятельности, ответы на письма, обращения, результаты исполнения поручений;
02_Proekt - переписка по законопроектной работе: заключения на законопроекты, пакеты поправок, законодательные инициативы и др.
03_Text - текстовые материалы: книги, брошюры, статьи, доклады, выступления и т.д.
04_Archiv - документы и материалы других организаций и учреждений, авторские материалы, используемые в работе;
05_Org - внутренние рабочие документы: заявки, представления, положения, должностные инструкции;
06_Work - поддиректория для временного хранения незаконченных документов, а также документов с неясной тематической принадлежностью;
07_Otchet - материалы еженедельного отчета о проделанной работе.
Внутри данной поддиректории материалы группируются по отчетным неделям, при этом сохраняется как сам отчет, так и исходные материалы для его составления.
40. Секретариат Руководителя, Правовой департамент и Департамент по
164 законодательству вправе увеличить количество тематических поддиректорий, определив их специализацию.
41. В основной рабочей директории образуются также персональные поддиректории (почтовые ящики) работников, например, следующие:
IVANOV
IVLIEV
MAKAROVA
VASILIEV и т.д.
42. Персональные поддиректории (почтовые ящики) работников предназначены для временного хранения документов, работа над которыми не завершена, а также (в случае коллективной работы над поручением) для обмена промежуточными документами и материалами по данному поручению.
В конце первого полугодия (перед уходом в отпуск) персональная поддиректория должна быть очищена владельцем от устаревших и потерявших актуальность документов и материалов.
В конце года персональная поддиректория должна быть закрыта, при этом все подлежащие дальнейшему использованию документы и материалы переносятся в персональную рабочую поддиректорию следующего года.
43. Документ, работа над которым завершена (получена виза руководителя), должен быть сохранен исполнителем в соответствующей тематической поддиректории под правильно присвоенным именем (см. пп.28-36 настоящего Регламента).
44. В случае если документ создан в результате исполнения поручения, зарегистрированного в системе SAPIENS, электронный файл документа должен быть прикреплен референтом к соответствующей регистрационной карте системы
SAPIENS.
45. В конце последнего рабочего дня каждого календарного года использование рабочей директории данного года завершается. Начиная с первого рабочего дня нового года, открывается новая рабочая директория с аналогичной структурой поддиректорий.
После проведения необходимых работ по очистке поддиректорий и подготовке документов для хранения, рабочая директория предыдущего календарного года становится архивной, доступной только для чтения.
46. Системный администратор департамента выпускает на CD-rom необходимое количество копий электронного архива за прошедший год.
47. В случае необходимости продолжения работы над сохраненным в архиве документом, он берется из соответствующей тематической поддиректории предыдущего года и сохраняется под новым именем в соответствующей тематической поддиректории текущего года (т.е. образуется новая редакция документа).
48. Ответственный за правильное ведение тематических поддиректорий и всего электронного архива в департаменте – системный администратор департамента.
Ответственный за прикрепление файлов документов к регистрационным карточкам системы SAPIENS – референт, ведущий электронное делопроизводство
165 в департаменте.
Ответственные за правильное ведение персональных поддиректорий
(почтовых ящиков) – владельцы персональных поддиректорий.
7. Заключительные положения
49. Директора Правового департамента и Департамента по законодательству департамента назначает сотрудников, осуществляющих в соответствии с настоящим Регламентом функции системного администратора департамента в качестве постоянного служебного поручения.
50. Общая ответственность за соблюдение настоящего Регламента в
Правовом департаменте и Департаменте по законодательству возлагается на директора соответствующего департамента.
166
Классификатор локальных правовых актов организации
(Макет)
1. Учредительные документы.
2. Правовой статус органов управления организацией.
3. Трудовые отношения.
3.1. Система подбора и найма персонала.
3.2. Регулирование внутреннего распорядка в организации.
3.3. Регулирование оплаты труда и премирования (стимулирования) работников.
3.3.1. Материальные формы стимулирования.
3.3.2. Нематериальные формы стимулирования.
3.4. Оценка и аттестация работников.
3.5. Защита персональных данных работников.
3.6. Порядок наложения дисциплинарных взысканий.
3.7. Работа с профсоюзами.
4. Социальная защита работников.
5. Правовой статус подразделений.
5.1. Правовой статус структурных подразделений.
5.2. Правовой статус филиалов и представительств.
5.3. Правовой статус консультативных органов.
6. Обеспечение финансовой дисциплины.
6.1. Бюджетирование.
6.2. Бухгалтерский учет.
6.2.1. Общие положения.
6.2.2. Бухгалтерский учет массовых операций.
6.2.3.
Бухгалтерский учет операций, требующих сложного взаимодействия между подразделениями.
6.2.4. Отчетность.
6.3. Налоговая отчетность.
6.4. Обеспечение проведения расчетов с контрагентами.
6.5. Аудит.
6.5.1. Внутренний аудит.
6.5.2. Взаимодействие с внешними аудиторами.
7. Составление бизнес-планов и отчетность об их исполнении.
8. Правовое обеспечение деятельность организации.
8.1. Договорная работа.
8.1.1. Согласование договоров.
167 8.1.2. Регистрация и хранение договоров.
8.2. Судебная и претензионная работа.
8.3. Корпоративные процедуры.
8.4. Выдача доверенностей.
8.5. Взаимодействие с государственными органами.
8.6. Составление и согласование локальных актов.
8.7. Систематизация локальных правовых норм.
8.8. Лицензирование деятельности организации.
9. Обеспечение безопасности.
9.1. Информационная безопасность.
9.2. Экономическая безопасность.
9.3. Охрана.
10. Закупка оборудования, сырья, материалов.
11. Производственная деятельность.
11.1. Взаимодействие подразделений при обеспечении производственной деятельности.
11.2. Обеспечение безопасности рабочих мест.
12. Продажи результатов производственной деятельности.
13. Маркетинг.
14. Реклама.
15. Связи с общественностью (работа со СМИ).
16. Управление обособленными подразделениями.
16.1. Иностранные филиалы и представительства.
16.2. Региональное развитие.
16.3. Финансовое обеспечение обособленных подразделений.
16.4. Контроль за деятельностью обособленных подразделений.
17. Обеспечение делопроизводства и документооборота.
18. Управление имуществом организации (как правило, недвижимое имущество).
19. Иная обеспечивающая деятельность.
Источник: Кривченков А.С. Систематизация локальных правовых норм организаций. Диссертация на соискание ученой степени кандидата юридических наук. М., Государственный университет-Высшая школа экономики, 2010, с. 178-
182.
168
1 ... 7 8 9 10 11 12 13 14 ... 17
Правила построения статьи или выступления 1. Главное, чтобы в выступлении была идея, стержневой тезис. Никому неохота слушать пустую болтовню. Надо самому отчетливо осознавать, что хочешь сказать. С сумятицей в голове нечего уповать на понимание слушателями. 2. Главная мысль не должна остаться на периферии выступления, ее необходимо пропедалировать и озвучить именно как главную мысль. Помните об общем правиле: СНАЧАЛА ОГЛАСИ ТЕМУ СВОЕГО ВЫСТУПЛЕНИЯ, ДАЙ ПОНЯТЬ АУДИТОРИИ, О ЧЕМ СОБИРАЕШЬСЯ ГОВОРИТЬ; ЗАТЕМ ПРОИЗНЕСИ ТО, РАДИ ЧЕГО ЗАТЕВАЛОСЬ ТВОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ; И НАПОСЛЕДОК ПОСТАВЬ ТОЧКУ, НАПОМНИВ, О ЧЕМ СКАЗАЛ. 3. Не чурайтесь главных тем. Не отдавайте их на откуп другим. Частая ошибка – обходить главную тему стороной, дескать, другие все уже сказали или еще скажут. Это не так: может быть, они еще и не скажут, а если сказали уже, то главная тема настолько важна и многогранна, что читатель всегда найдет что-то важное для себя и у вас. 4. Формулируя главный тезис, следует выделить его социальные характеристики: • каковы ваши намерения; • кому адресованы; • какая цель преследуется; • какие последствия прогнозируются. Быть может, в результате вас уволят с работы; может статься, вы поссоритесь с человеком, отношения с которым для вас очень важны; невольно вы можете спровоцировать кризис в вашей организации. Взвесьте все последствия. Если все же вы решились говорить, а не молчать, помните, что, с точки зрения последействия, эхо, которым отзовется ваше слово, должно быть для вас большим благом, нежели умолчание. 5. Как сформулировать главный тезис? Идеально, если примером вам послужит Лев Толстой, в свое время выступивший со статьей «Не могу молчать!», когда ваше выступление – это итог размышлений многих лет; но так бывает далеко не всегда. Существуют определенные методики выработки идеи выступления. • Приучите себя к каждодневному труду излагать свои мысли на бумаге, не ленитесь в выработке своих суждений по самым различным вопросам – в будущем вам это пригодится. Вообще, простите за банальность, но чем больше вы думаете, «разминаете» свои мозги, тем продуктивней будет ваш мыслительный процесс, тем больше вы сможете сгенерировать оригинальных мыслей и нетривиальных идей. Периодически просматривайте свои записные книжки, не забывайте регулярно пополнять их, старайтесь сохранять все самое ценное, что осенило вас. Систематизируйте записи по темам. • Если вы ощущаете кризис идей, попробуйте разгрузить мозги путем релаксации – с большой вероятностью у вас в голове родятся яркие идеи.