Формирование структуры таблицы может считаться завершенным, если будут заданы имена всех полей, определены их типы данных и заданы необходимые свойства полям. При создании таблицы целесообразно задать «ключевое поле». Например, необходимо сделать ключевым полем «название». Для этого выполняется щелчок правой клавишей мыши на имени поля и в открывшемся контекстном меню выбирается пункт «ключевое поле». При создании простейшей базы данных, состоящей из одной таблицы, задание ключевого поля не обязательно.
Создание второй таблицы
Для этого открыть окно базы данных и выбрать создание таблицы в режиме конструктора. В открывшемся окне конструктора ввести все необходимое:
Потом откроем эту таблицу и введем в нее данные:
Создание межтабличной связи: наличие связи между таблицами позволяет включать данные из некоторых таблиц в отчеты, формы и запросы.
Для создания связи использую общие поля. Создание межтабличных связей начинается в окне базы данных с выполнением команды «сервис» - «схема данных» или со щелчка на кнопке «схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается диалоговое окно «добавление таблицы». Если это окно не появляется, то его можно вызвать на экран щелчком правой клавиши мыши в окне «схема данных» и выбором из контекстного меню команды «добавить таблицу». На вкладке «таблицы» окна «добавление таблицы» можно выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Эти таблицы выбираются щелчком на кнопке «добавить», после чего в окне «схема данных» открываются списки полей таблиц, допустим, таблица «Магазины» имеет поля (Название магазина, ФИО владельца, район и т.д.) и таблица «Районы» имеет поле (район) рис.3. То есть обе таблицы имеют одинаковое поле, создаем межтабличную связь.
рис. 3
2.3 Формирование списка магазинов, чья торговая площадь не ниже запрашиваемой величины.
Так как это запрос, то открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Затем начинаем создавать запрос:
1. Выбираем все необходимые поля.
2. В поле «Площадь» в графе Условие отбора ввожу: >=[Введите площадь]
3. Сохраняем запрос
Теперь, при запуске запроса, нас попросят ввести площадь:
Получаем:
2.4 Формирование списка магазинов, расположенных в районе, который выбрал пользователь
Следуем такому же принципу: открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Затем начинаем создавать запрос: в графе поле выбираем необходимые поля. В поле «Район» в графе Условие отбора ввожу: [Введите район]. Сохраняем запрос.
Вводим район:
Получаем:
2.5 Вывод списка владельцев (в алфавитном порядке) с названием района, где расположен магазин
Открываем закладку - запросы - создание запроса в режиме конструктора. Затем начинаем создавать запрос:
1. Выбираем все необходимые поля.
2. В поле «ФИО владельца» в графе Сортировка выбираем «по возрастанию»
3. Сохраняем запрос.
Получаем:
2.6 Создание отчета
Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёт так же, как и формы, можно создавать с помощью «конструктора» или «мастера отчётов». Используется также автоматическое создание отчетов.
Последовательность действий при формировании отчёта с помощью «мастера отчётов» такая же, как и при создании формы. Дополнительным являются два шага: добавление уровня группировки и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.
По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне «создание отчётов» щелкнуть на кнопке «итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого - либо поля, Access автоматически подсчитывает сумму значений не только для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод, как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «итоги» становится недоступной.
Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «связи с Office», расположенной на панели инструментов «предварительный просмотр».
Изменение структуры отчета.
Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страниц выполняется команда «вставка» - «номера страниц». Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.
Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме «конструктора». Для запуска режима в «окне базы данных» маркируется имя созданного отчёта и выполняется щелчком на кнопке «конструктора». Приём редактирования отчёта и форматирования элементов управления те же, что и для форм.
Заключение
Выполнив эту работу, я освоил курс информатики за этот семестр. Хочется заметить, что применение таких программ как Microsoft Access значительно облегчает труд человека и экономит время. Эти программы очень полезны при создании картотек, баз данных, отчетов и многого другого.
Современный мир трудно представить без информационных технологий, которые в последнее время все активнее и активнее проникают во все сферы жизни, как в бытовую сферу, так и на производство. А значит потребность в науке, которая будет изучать и анализировать те знания, что сейчас накоплены о высоких информационных технологиях, будет востребована все больше и больше. И следовательно значимость её для мира и общества будет возрастать все сильнее и сильнее.
Список используемой литературы
1. Конспект лекций по Информатике
2. В. Пасько, А. Колесников «Самоучитель работы на персональном компьютере» -К.: Издательская группа BHV,2011.
3. Симонович С. В., Евсеев Г. А. «WINDOWS: лаборатория мастера : практическое руководство по эффективным приемам работы с компьютером. » - М.:АСТ - ПРЕСС: Инфорком - Пресс,2011.