Материал: Шпоры по менеджменту

Основные этапы процесса установления системы целей управления:

• выявление и анализ тенденций изменения внешней и внутренней среды;

• формирование общих целей для предприятия;

• построение иерархии целей;

• установление конкретных целей для каждого объекта управления.

Сами цели, особенно их количественные параметры, могут быть предметом споров и расхождений. Однако вовлечение объектов управления в процесс определения целей вызывает их активизацию и повышенную ответственность за достижение общих результатов

Таким образом, формулировка цели организации, структурного подразделения или сотрудника является результатом согласования интересов и должна иметь:

конкретное содержание, т.е. определять желаемый, необходимый и возможный результат, который должен быть достигнут;

размер, т.е. диапазон достигаемого результата должен быть задан количественно;

временные параметры, т.е. временной период, в течение которого должен быть достигнут ожидаемый результат;

персональную привязку, которая устанавливает исполнителя данной цели;

ранг, т.е. степень значимости в системе целей организации.

10. Функции менеджмента

Бизнес включает определенные этапы и операции, основанные на разделении труда и его кооперации. Управление данным процессом требует специализации управленческого труда, расчленения его на отдельные виды и операции. Определенный вид управленческой деятельности, являющийся продуктом процесса разделения, специализации и кооперации труда в сфере управления, называется функцией управления.

Процесс формирования и обособления функций управления происходил и происходит по мере роста и развития общественного производства, дальнейшего разделения труда и его специализации как в сфере производства, так и в сфере управления. Этим определяется объективный характер формирования функций управления. Функции управления подразделяются на общие и специальные (конкретные).

Общими функциями управления являются планирование, организация, контроль, мотивация. Они дают временную характеристику процессу управления. Весь процесс управления представляется как последовательная цепь, циклически повторяющихся общих функций. Цикл управления начинается с планирования. На этой стадии разрабатываются планы, в которых указывается, что требуется сделать. Для осуществления планов выполняется функция организации, то есть проводится работа по воплощению планов в жизнь. Усилия работников, качество, эффективность их труда зависят от мотивов и стимулов, предлагаемых менеджментом организации. Однако даже самый хороший план, отличная организация и мотивация труда не гарантируют в социально-экономических системах достижения запланированного результата. Чтобы определить, насколько точно, своевременно и качественно выполняются планы, выявить и устранить отклонения, реализуется функция контроля. Благодаря чему осуществляется обратная связь в управлении. В результате контроля может быть выяснено, что плановый результат достигнут, или наоборот, его не представляется возможным достичь. В этом случае вновь выполняется функция планирования и начинается новый управленческий цикл.

Планирование включает постановку целей и задач управления, прогнозирование возможного развития объекта управления, определение путей и средств достижения поставленных целей. Оно находит свое выражение в конкретных плановых расчетах, заданиях, показателях. В процессе планирования появляется возможность предвидеть ситуации, предусмотреть варианты их разрешения.

Функция планирования пронизывает все виды управленческой деятельности. С точки зрения объекта планирования различают планирование производственной программы, научно-технического развития, труда и т. д. Уровни планирования: национальная экономика – концерн – фирма – предприятие – цех – участок – рабочее место. Планирование охватывает и такие стадии производственного процесса, как материально-техническое снабжение, производство, сбыт готовой продукции.

Организация как функция управления призвана упорядочить объект управления, субъект управления и разработку вопросов обеспечения функционирования производства.

Для побуждения людей к действию, принятию и реализации управленческих решений необходимо выполнить функцию мотивации. Иногда эту функцию называют стимулированием, что не совсем оправдано.

Мотивация в менеджменте определяется как «процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации», а также как «способность заставить людей делать хорошо и с энтузиазмом то, что должно быть сделано».

Современные теории мотивации делятся на две группы: содержательные и процессуальные. Содержательные теории основываются на определении потребностей и идентификации мотивов личности, побуждающих людей действовать так или иначе. Процессуальные теории не оспаривают, что человек действует на основе мотивов и для удовлетворения потребностей, но сосредотачивают свое внимание на том, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения.

Функция контроля включает комплекс задач по сбору, накоплению и обработке управленческой информации, по анализу и оценке соответствия деятельности аппарата управления, самого производства заданным параметрам. Эти функции, таким образом, выполняют функцию обратной связи в системе управления.

Наряду с общими функциями происходит процесс обособления конкретных функций управления, отражающих отраслевые особенности, структуру производства и стадии производственного процесса. Например, на крупном машиностроительном предприятии к таким функциям относятся стратегическое и технико-экономическое управление, управление научными разработками, технической подготовкой производства, материально-техни-ческим снабжением, сбытом, основным и вспомогательным производствами, финансами, персоналом, качеством и др. Функции управления постоянно развиваются, наполняясь новым содержанием, в частности, в условиях формирования рынка, научно-технического прогресса появляются новые функции, такие как маркетинг, управление инновационной деятельностью, управление трудовой мотивацией и др.

Для всей совокупности функций как общих, так и конкретных характерны тесное их переплетение, интеграция и развитие. К общим функциям относятся: планирование, организация, мотивация, учет и контроль. Они не только взаимосвязаны друг с другом, но и находят свое отражение в конкретных функциях. Выполнение любой конкретной функции управления предполагает выполнение всех общих функций менеджмента. К примеру, чтобы управлять основным производством, качеством, финансами, необходимо эти процессы планировать, организовывать, контролировать, а людей, их осуществляющих, мотивировать.

Таким образом, процесс управления производством распадается на отдельные функции управления, совокупность которых отражает его сущность.

Совокупность всех этих функций лежит в основе формирования организационной структуры аппарата управления. Как видим, не орган управления порождает ту или иную функцию управления, а четкая постановка целей управления, выделение и обособление функций предшествуют формированию органа (звена) управления.

Объем работы по выполнению функций управления предприятием зависит от численности производственного персонала, номенклатуры выпускаемой продукции, объема и характера производственных фондов, типа производства, количества рабочих мест, поставщиков и потребителей, обособленных производственных подразделений, технологических операций и других факторов.

11. Планирование в менеджменте

Планирование – это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанный с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Оно является органической частью процесса управления, задающей направление и параметры будущего развития организации.

Основу процесса планирования составляет разработка документов, содержащих цели и задачи (то есть перечень того, что должно быть сделано), определяющих последовательность, ресурсы и сроки выполнения работ, необходимых для достижения поставленных целей.

Планирование как процесс управления включает:

• постановку целей и задач;

• разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

• определение необходимых ресурсов и их распределение;

• определение временных рамок (сроков) выполнения поставленных показателей, задач, целей;

• определение основных показателей (индикаторов), позволяющих контролировать и оценивать выполнение задач;

• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

В командно-административной системе планирование на предприятии выполняло роль инструмента постановки задач подразделениям и распределения ресурсов между ними для реализации жестко заданных «сверху» целей. Оно также было средством контроля и оценки результатов и создавало основу для стимулирования труда работников предприятия. Его главная черта – директивность – отражала концепцию народнохозяйственного планирования как единой системы планов, каждый из которых должен был точно выполнять предписанные ему задания и обеспечивать тем самым бесперебойную работу всего народнохозяйственного механизма управления. Общепризнано, что это сыграло положительную роль, так как без научно обоснованного планирования, сосредоточения усилий и ресурсов на приоритетных направлениях, строгой государственной дисциплины и подчинения личных и коллективных интересов государственным в стране не была бы ликвидирована безграмотность, не был бы создан второй в мире по величине индустриальный потенциал, не удалось бы одержать победу в Великой Отечественной войне и т. д.

В условиях перехода к рыночной экономике хозяйственные планы на государственном уровне перестают играть роль директив, которым надо жестко следовать, а становятся индикаторами, определяющими эффективные пути достижения целей и решения задач организации в конкретной ситуации. План становится основой организационно-хозяйственной и производственной деятельности предприятия, так как без него невозможно обеспечить согласованность в работе всех составных частей организации, взаимосвязи с рыночной инфраструктурой; контролировать процессы; определять потребность в ресурсах; стимулировать трудовую активность работающих.

Планирование представляет собой непрерывный процесс использования новых путей и способов совершенствования деятельности организации за счет выявления новых возможностей, анализа сильных сторон, возникновения новых условий и факторов. Планированием деятельности занимаются в организациях всех форм собственности (государственной и частной) и всех размеров (на малых, средних и крупных предприятиях).

Эффективность планирования как функции управления во многом зависит от того, какими принципами (основополагающими правилами) менеджер руководствуется при сопоставлении планов.

Принципы планирования:

• Полнота планирования. При планировании должны использоваться все события и ситуации, которые могут иметь значение для развития организации.

• Точность планирования. При составлении планов должны использоваться современные методы, средства, методики, которые будут обеспечивать большую точность.

• Ясность планирования. Цель, задачи планирования должны иметь простые формулировки, доступные для их осознания каждым членом организации. Поняв, осмыслив их, любой сотрудник предприятия будет прикладывать усилия для скорейшего достижения цели организации.

• Непрерывность планирования. Планирование – это не одноразовый акт, а непрерывно повторяющийся и постоянно длящийся во времени процесс.

• Экономичность планирования. Расходы на планирование должны находиться в соразмерном отношении с получаемым от планирования выигрышем.

Классификация планов

Таким образом, план представляет собой сложную социально-эконо-мическую модель будущего состояния организации. Планирование позволяет принимать решения о том, какими должны быть цели организации и что должны делать сотрудники, чтобы достичь этих целей. Это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что требуется и как этого добиться.

12. Функция организации в управлении предприятием

Организация как функция управления обеспечивает упорядочение технической, экономической, социально-психологической, правовой и др. сторон деятельности любого предприятия.

Организационная функция направлена на упорядочение деятельности менеджера и исполнителей, она позволяет определить, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества заданий и какие для этого потребуются средства. Таким образом, если функция планирования отвечает на вопросы что делать, что предпринять, что предвидеть и т. д., то функция организации ставит вопросы, кто и как (т. е. кто и как будет реализовывать план организации).

Через организаторскую деятельность, т. е. через распределение и объединение задач и компетенций, должно целенаправленно происходить управление организационными отношениями в каждой фирме. Данная функция является средством достижения целей организации.

Организационную функцию можно рассматривать в двух аспектах:

1) организация – это процесс, посредствам которого создается и сохраняется структура фирмы (предприятия);

2) организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом.

Принципы организационной функции:

• целенаправленность – организация, ее отдельные звенья работают во имя достижения общей цели предприятия;

• эластичность – при определении задач и ответственности должен быть установлен оптимум между свободой действий отдельных работников и административными предписаниями;

• устойчивость – систему управления необходимо строить так, чтобы ее элементы не подвергались коренным изменениям под влиянием внешней и внутренней среды;

• непрерывное совершенствование – предполагается необходимость систематической организационной работы по совершенствованию процесса организации и реализации управленческих решений;

• прямая соподчиненность – любой работник предприятия должен иметь, как правило, одного начальника;

• рациональный объем контроля – менеджер в состоянии квалифицировано обеспечить и проконтролировать работу ограниченного числа подчиненных;

• персональная ответственность – руководитель несет ответственность за результаты функционирования организации, за принятие управленческих решений и за действия своих подчиненных;

• соизмеримость ответственности и возложенных обязанностей, полномочий и функций;

• приоритет функций – управленческая функция рождает орган управления, а не наоборот.