Научная работа: Разработка технического задания на создание системы управления процессом разработки программных продуктов Короб-IT в ООО ККМ02

3. Формирование отчетных документов по ходу выполнения задач.

4. Графическое представление процесса выполнения задач в виде диаграмм и графиков.

5. Постановка задач каждому сотруднику.

6. Отслеживание времени выполнения задач.

7. Ранжирование задач и многое другое.

Специфика разрабатываемой системы может быть направлена не только на сотрудников компании, но и на ее заказчиков. Заказчики должны иметь возможность каким-либо образом отслеживать процесс разработки покупаемого им продукта.

Ориентировочно система должна быть разработана на основе облачных систем, Saas систем. Другими словами, система будет представлять собой вэбприложение, только в более упрощенном виде засчет облачной платформы.

Используя методику «будет/не будет», определим, какие объекты и процессы будут принадлежать предметной области.

Будет:

• проект будет включать в себя специфику работы каждого сотрудника компании в процессе его работы;

• проект будет включать в себя функции взаимодействия с заказчиком проектов;

• проект будет предназначен в первую очередь для удобства проверки выполнения работ сотрудников руководством компании;

• проект будет соответствовать всем заявленным требованиям к системе.

Не будет:

• проект не предусматривает использование системы для непосредственной разработки программного продукта, т.е. система не разрабатывает продукт, а сопровождает и планирует проект;

• проект не будет полностью уникальным, так как существует не малое количество аналогов системы;

• проект не предусматривает использование готового решения другими компаниями.

Как и в любом проекте, реализация задуманного решения имеет определенные риски, учитывая специфические особенности ведения бизнеса в компании, которые необходимо заранее предусмотреть. Основные риски в данном проекте являются:

1. Трата временных ресурсов на привыкание сотрудников компании к новому образу ведения работы.

2. Привязанность системы к персональному компьютеру на начальных этапах использования.

3. Увеличение ПО засчет привыкания к старым программам.

4. Увеличение обязанностей менеджера проекта на начальном этапе использования системы.

Основные функции предметной области

Основная функция - организация единой среды взаимодействия сотрудников компании «ККМ02» и ее заказчиков по вопросам планирования и разработки программных решений.

Дополнительными функциями являются:

• использование методологии Scram, как основу и принцип работы системы;

• возможность отслеживания конкретным работником работы других сотрудников при необходимости взаимодействия с ним не по своей задаче. Основные данные предметной области

Основными данными моделируемого бизнес-процесса можно считать:

• поставленные задачи в рамках проекта;

• личные данные сотрудников компании;

• время выполнения задач;

• формируемые отчеты;

• диалоговые сообщения между сотрудниками и заказчиками;

• данные о проектах.

1.3 Анализ существующих ИТ-решений

На сегодняшний день существует не малое количество уже готовых систем SaaS, которые можно отнести к системам управления процессом разработки программного продукта, с имеющимся различным инструментарием. Рассмотрим некоторые основные примеры таких систем.

Comindwork -- это единая рабочая среда, которая смогла объединить в себе функциональность системы для управлений проектами, постановки и отслеживания задач и базу знаний необходимой для работы команды.

Comindwork можно назвать корпоративным порталом для проектов любой сложности, который может связывать людей в одну целостную, рабочую команду. Сервис поможет создать удобную и продуктивную среду для работы над проектом для любого сотрудника, вне зависимости от его местоположения относительно команды, ведь благодаря единой базе знаний, где хранится вся информация, оперативному общению внутри команды и системе отслеживания эффективности выполнения поставленных задач, рабочий процесс становится максимально продуктивным и прозрачным для менеджера [5].

Instant Business Network -- это удобный веб-портал для управления проектами и совместной работы сотрудников компании над общими задачами, процессами, документами.

Решение заметно повышает эффективность труда, упорядочивает ежедневную работу и значительно сокращает затраты и время на рутинные бизнеспроцессы. Включает модули управления проектами, управления процессами и согласования документов, управления инцидентами (helpdesk). Система управления проектами (СУП) включает в себя простые и удобные инструменты для ведения проектов. Модуль проектного управления (IBN Project Management) является частью программного продукта IBN и позволяет автоматизировать проектную работу компании. IBN Project Management включает все необходимы инструменты планирования и управления проектами и уникальные средства обмена данными проектов с MS Project [4].

qTrack - Система управления проектами с уникальными возможностями коммуникаций - сервис полностью интегрирован с электронной почтой: обсуждать задачи так же легко, как по e-mail, а управлять и следить за их выполнением так же удобно, как в трекере. Базовые возможности предоставляются бесплатно [3].

Worksection, являясь столь габаритной по своим функциям системой, предлагает весь свой потенциал только в веб-интерфейсе. При покупке самой объёмной подписки облачная платформа может предложить управление любыми видами бизнеса как из сферы услуг и стартапов, так и из медиа и креативных агентств.

Максимальный тарифный план Worksection включает в свой состав неограниченное число пользователей, неограниченное число активных проектов, хранилище свыше 50 ГБ, календарь, диаграмму Ганта, инструменты учёта времени, таймер, систему управления финансами, FTP-хранилище, аккаунт на своём домене, SSL-шифрование для улучшенной защиты данных и резервное копирование для предохранения информации от сбоев. [6]

Битрикс24 - социальный интранет, включающий в себя, наряду с CRM, систему управления задачами. Создан и поддерживается российской компанией «1С-Битрикс». Работает как облачный сервис, но возможна и поставка коробочной версии. По оценкам компании-разработчика, сервисом «Битрикс24» пользуются свыше 188 тыс. компаний в странах СНГ и за рубежом. В системе можно работать с сервисом в облаке или установить коробочную версию на ваш сервер, чтобы индивидуально настроить бизнес-логику, интерфейс, интегрировать с «1С:ЗУП». Коробочная версия сервиса - это продукт «1С-Битрикс24» [7].

Мегаплан - облачная система управления бизнесом, включает в себя CRM, ERP и инструменты для постановки и делегирования задач. Предлагает несколько масштабируемых тарифных пакетов, работает как SaaS. Особенность платформы -- наличие тарифного конструктора: четких тарифов здесь нет, а итоговая цена зависит от числа сотрудников, подключения инструментов финансового учета и документооборота и желаемой скидки при оплате на год вперед [8].

В таблице 1 представлено сравнение программных продуктов по различным критериям. По данной таблице можно ознакомится с имеющимися возможностями программ и ценами на них, и в дальнейшем провести оценку средств по критериям.

Таблица 1

Сравнение существующих аналогов

Система «Битрикс24» по мнению директора компании «ККМ02» в свое время была наиболее пригодной для использования на предприятии. Она значительно выигрывает среди других систем по функционалу и репутации использования. На сегодняшний день Битрикс24 частично используется в компании, но система не в полной мере удовлетворяет запросам директора «ККМ02».

Выводы по главе 1

Проанализировав деятельность компании ООО «ККМ02», можно сделать вывод о том, что, исходя из удаленной специфики работы сотрудников, имеется ряд трудностей, связанных с организацией рабочего процесса и общением как между начальником и сотрудниками, так и между самими сотрудниками. Это говорит о том, что у руководства компании необходимо принять решение об организации специализированного единого пространства для организации бизнес-процессов.

Исходя из анализа готовых решений, которые в достаточной степени удовлетворяют требованиям руководства компании «ККМ02», можно сделать вывод о том, что системы Мегаплан и Битрикс24 вполне можно было бы внедрить в компанию для управления процессом разработки программных продуктов. Но так как система Битрикс24 уже использовалась в компании и не дала положительного результата, а Мегаплан значительно проигрывает по цене, было принято решение о разработке новой системы управления процессом разработки программных продуктов.

2. Разработка проектных решений

2.1 Функциональные требования к системе управления процессом разработки программных продуктов «Короб-IT»

Функциональные требования к системе «Короб-IT» можно определить несколькими способами. В данном случае требования к системе управления процессом разработки программных продуктов пропишем в виде двух важных документов: Бизнес требования и Документ о вариантах использования.

1.1 Исходные данные: Сотрудники компании ООО «ККМ02» работают по принципу удаленной работы. Практически каждый из сотрудников находится в том или ином городе России. Руководством компании была поставлена задача реализовать методологию Scrum (Скрам) для улучшения выполнения работы по проектам. Но учитывая территориальную удаленность, у сотрудников компании нет возможности использования методологии как она есть. Возникают трудности в общении между менеджером проекта (скрам мастером) и сотрудниками, менеджером проекта и начальством, начальством и сотрудниками. Происходит постоянное дублирование информации по постановке и выполнению задач, а также увеличивается время обработки задач пред выполнением изза обилия программных средств, которыми пользуются сотрудники при общении между собой. Исходя из всего этого было принято решение о разработке единой системы управления бизнес-процессами компании, которая позволит удобно общаться и отслеживать выполнение поставленных задач.

1.2 Бизнес - цели и критерии успеха

Бизнес - цель 1. Увеличить прибыль, засчет более эффективного выполнения бизнес-проектов компании.

Бизнес - цель 2. Уменьшить количество используемых программных средств для общения между сотрудниками.

Бизнес - цель 3. Грамотная постановка задач по реализации бизнеспроектов компании.

Бизнес - цель 4. Уменьшить время выполнения задач по бизнес-проектам, засчет постановки отслеживания конкретного времени выполнения задач.

Критерий успеха 1. Все сотрудники ООО «ККМ02» должны использовать систему управления бизнес-процессами.

Критерий успеха 2. Все сотрудники ООО «ККМ02» должны по максимуму использовать функционал системы управления бизнес-процессами.

1.3 Факторы бизнес - риска

Фактор бизнес - риска 1. Эффективное использование системы управления бизнес-процессами зависит от уровня заинтересованности и мотивации сотрудников. Вероятность = 0,6.

Фактор бизнес - риска 2. Не все сотрудники готовы к работе с новой системой. Потребуются временные ресурсы на привыкание и обучение персонала.

Вероятность = 0,6.

Фактор риска 3. У менеджера проекта (скрам мастера) добавится обязанности по контролю за использованием системы другими сотрудниками. Вероятность = 0,4.

Фактор риска 4. Не все сотрудники готовы к работе с новой системой, поэтому не сразу уменьшится количество используемого ПО. Вероятность = 0,4.

2. Образ решения

2.1 Положение об образе проекта

Для сотрудников (пользователей) ООО «ККМ02» разрабатываемая информационная система «Короб-IT» будет представлять вэб-приложение на основе облачного сервиса, позволяющее эффективно организовывать процесс разработки программных продуктов и других бизнес-процессов компании. Система предназначена абсолютно для всех сотрудников компании ООО «ККМ02». Для руководства предприятия система будет служить дополнительным способом контроля за работой сотрудников. Система также предназначена для связи руководства с клиентами компании и обсуждения с ними вопросов, связанных с выполняемыми проектами.

2.2 Основные функции

Основные функции 1. Назначение задач сотрудникам.

Основные функции 2. Постановка времени на задачу.

Основные функции 3. Ведение графика выполнения задач.

Основные функции 4. Отслеживание статуса выполнения задач.

Основные функции 5. Проведение диалоговых и приватных конференций между сотрудниками и руководством.

Основные функции 6. Проведение видео конференций.