Статья: Основные требования, предъявляемые к организации хранения электронных документов

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как уже было отмечено выше, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

Порядок передачи электронных документов в архив учреждения описан в п. 4.34 Правил. Принцип следующий:

1. Структурное подразделение, готовя электронные документы для передачи в архив, самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

2. Электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

3. Электронные дела длительного и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи.

4. Описи с приложениями передаются в архив учреждения на бумажном носителе.

5. Архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

6. В опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы - архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах:

• опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);

• опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Необходимо обратить внимание: описи электронных дел по личному составу в Правилах не существует.

Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница заключается лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В делопроизводстве существуют общие правила заполнения архивных описей дел и документов:

- номер описи присваивается при её заведении и сохраняется за ней до закрытия описи;

- дела вносятся в опись, получая порядковые номера в валовом порядке до тех пор, пока их количество не достигнет 9999;

- нумерация - сквозная через все годовые разделы описи;

- на каждый календарный год составляется отдельный годовой раздел описи;

- проект годового раздела описи дел согласуется на заседании экспертной комиссии учреждения, после чего утверждается руководителем учреждения.

В описи электронных дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», в остальном же она составляется также, как и опись электронных дел долговременного срока хранения.

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив. Разница заключается в том, что годовой раздел описи электронных дел и документов, заполняется общий по учреждению. В него архивариус сведет все сданные структурными подразделениями документы.

Приложения 17 и 18 к Правилам тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел. На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других структурных подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

Обязательными условиями хранения электронных документов являются следующие (п. 2.30 Правил):

- в архиве учреждения должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;

- режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем больше, чем ниже температура и относительная влажность, при которой он постоянно хранится.

Таблица 1. Температурно-влажностный режим хранения электронных носителей

Как видно из приведённой таблицы, низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако они совершенно некомфортны для длительной работы сотрудника учреждения. Поэтому в архивохранилищах для документов на электронных носителях информации (оптические диски) поддерживается определённый температурно-влажностный режим:

Таблица 2. Температурно-влажностный режим хранения оптических дисков

Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже -10°С и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до -5°С и относительной влажности 50%. Необходимо обратить особое внимание: в архиве учреждения должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативно-методических документах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить, используя другой. электронный документ информационный

Уничтожение электронных документов происходит аналогично уничтожению документов на бумажных носителях. Сначала в общем порядке электронные документы помещаются в акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Материальные носители уничтожаются следующим образом: диски отправляются в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях, т.е. способом, исключающим их восстановление.

Литература

1. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях: утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 // Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 10.09.2015, N 0001201509100001

2. Проект рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. - Федеральное архивное агентство, ВНИИДАД, 2012. - Режим доступа: http://archives.ru.

3. Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ // Российская зазеты. - 2006. - № 165. - 29 июля.

4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 г. - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/902198645

5. Стандарт КО 19005-1:2005/Сог.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения» - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/

6. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения: утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 - Режим доступа: http://docs.cntd.ru/.