Эффективным средством для практического внедрения методов процессного управления, которое достигается за счет взаимоувязки регламентов бизнес-процессов и функциональных регламентов (положений о подразделениях и должностных инструкций), является функциональная матрица (ФМ), представляющая собой инструмент управления предприятием, описывающий функции подразделений в рамках всех бизнес-процессов -- от долгосрочного планирования до исполнения работ на объекте, а также взаимодействие всех подразделений (в т.ч. центрального аппарата) в рамках исполнения этих функций.
ФМ является общепринятым инструментом внедрения и поддержки процессной модели, она содержит следующие основные составляющие: все функции компании, структурированные по ключевым бизнес-процессам по вертикали и подразделениям (по горизонтали); информационные поля, указывающие для каждой конкретной функции входящую информацию (и ее поставщика), а также результат исполнения функции (и его потребителей). На пересечении -- детализированное описание ролей подразделений в процессе исполнения функций (например, Ответственный, Исполнитель, Соисполнитель, Согласующий, Утверждающий, Владелец бизнес-процесса).
Функциональная матрица является практическим инструментом управления бизнес-процессами, на ее основе возможно систематически оценивать исполнение подразделениями установленного функционала, проектировать и внедрять изменения в управление бизнес-процессами, актуализировать внутренние нормативные документы по управляемым бизнес-процессам, искать области для их оптимизации и автоматизации, оценивать работу персонала и управлять развитием компетенций.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВОМ
Синергетический эффект от внедрения информационной производственной системы -- в воплощении принципов гибкого планирования и управления (рис. 2). Компании, исходя из стратегических целевых показателей, планируют годовой бизнес-план, а инструментом его пошагового достижения является ежемесячный оперативный план, позволяющий учитывать факт производства предыдущего периода, а также текущие взаимоотношения с заказчиками, подрядчиками и поставщиками, постоянно корректировать оперативные задачи с целью достижения годового плана. Годовой и оперативный планы должны содержать в себе (в разрезе каждого объекта производства) все ресурсы, детальные производственные и экономические показатели, необходимые для выполнения плана.
Рис. 2
Выполнение ежемесячного оперативного плана должно контролироваться на ежедневной/еженедельной основе с целью принятия своевременных управленческих решений. В случае отклонений производственной программы от плана должен быть произведен перерасчет потребности во всех видах ресурсов, что позволит в связанных цифровой платформой системах оперативно провести пересчет планов обеспечения ресурсами.
УПРАВЛЕНИЕ НЕПРОИЗВОДИТЕЛЬНЫМИ ЗАТРАТАМИ
Важным фактором повышения эффективности для нефтесервисной компании является создание системы управления непроизводительными затратами (НПЗ), направленной на дифференцирование управления затратами. Разделяют затраты, составляющие производственную себестоимость, связанную с созданием продукта и приносящую доход компании, а также затраты, вызванные недостатками в технике и технологии, организации производственного процесса и режима работы персонала, системе сохранности имущества, внешними факторами.
Управление (НПЗ) базируется на фиксации в ежедневном режиме информации с производственных объектов о непроизводительном времени, причинах его возникновения с указанием зон ответственности: по вине заказчика, подрядчика, собственной вине компании (с атрибутированием к конкретному подразделению/сервису/ центру финансовой ответственности ЦФО). Далее непроизводительное время расценивается по предварительно установленной в системе методологии и переводится в разряд НПЗ, которые делятся на две категории: компенсируемые и некомпенсируемые. В системе проводится оценка влияния НПЗ на общую выручку и затраты, определяются источники их компенсации: заказчиком, подрядчиком, мероприятиями по оптимизации выполнения работ (ускорение, экономия за счет других статей затрат, изменение технологий и т.д.), за счет прибыли.
Важным инструментом повышения эффективности процесса управления непроизводительными затратами является перераспределение в управленческом учете НПЗ с бюджета ЦФО по месту возникновения в бюджет ЦФО виновника возникновения. При эффективно действующей системе мотивации по ключевым показателям эффективности (KPI) данное управленческое воздействие значимо мотивирует на снижение НПЗ.
ПРОАКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗАТРАТАМИ НА ПРОИЗВОДСТВО
Для объективного формирования объема и стоимости ресурсов необходимы разработка и внедрение системы нормативного планирования (СНП) -- инструмента планирования, контроля и оптимизации затрат на основе технологически и экономически обоснованной нормативной базы. СНП позволяет оперативно оценить (в зависимости от типа объекта, применяемой технологии, оборудования и других факторов) объем и стоимость ресурсов, необходимых для его производства. В единой информационной системе СНП передает в систему бюджетирования и производственного обеспечения лимиты по объему ресурсов и их стоимости с целью последующего их контроля. Проактивное управление затратами с помощью информационной системы заключается в предупреждающем мониторинге перерасхода через лимитирование и контроль использования ресурсов только по заявкам и заказам, проводимым в системе (рис. 3).
Рис. 3
Еще до возникновения самого расхода, только на этапе подачи заявки на расход (например, на оказание технологических услуг), происходит сравнение с установленным по конкретному объекту лимитом ресурса и в случае его превышения решение о перерасходе система эскалирует в соответствии с принятой системой лимитов по должностям.
Проактивное управление затратами с помощью информационной системы заключается в предупреждающем мониторинге перерасхода через лимитирование и контроль использования ресурсов только по заявкам и заказам, проводимым в системе.
Важно отметить, к информационной системе должны быть подключены все ключевые поставщики и подрядчики, и это должно быть закреплено договорными условиями, что сводит на «нет» возможность сдачи подрядчиками и поставщиками каких-либо объемов работ, заказанных вне системы.
ЭФФЕКТЫ ЦИФРОВИЗАЦИИ
Использование полнофункциональной единой цифровой системы управления дает существенные преимущества в эффективности управления, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов.
Перед началом проекта мы всегда тщательно рассчитываем и анализируем вместе с клиентом все эффекты от внедрения комплексного решения «ITPS Бурение», которые зависят в первую очередь от их соответствия реализации стратегии бизнеса. Вся программа трансформации должна быть настроена именно на достижение стратегических и тактических целей компании. Определение стратегии бизнеса и ее отражение в целях и задачах программы трансформации является главным в принятии решения о внедрении.
По данным экспертного центра ITPS и опыту независимых информационных агентств, при правильном, тщательно спланированном внедрении компании могут добиться действительно значимых результатов:
повышения:
-- на 30 - 50 % количества предквалифицированных поставщиков в рамках категорий за счет использования средств самостоятельной предварительной квалификации;
-- на 20 - 30 % числа поставок МТР в срок за счет автоматизации интегрированного процесса «от заявки до списания»;
-- на 10 - 30 % оборачиваемости оборотного капитала за счет точности планирования МТР/услуг;
-- на 1 - 10 % рентабельности проектов за счет учета доходов, расходов и финансового результата по проектам;
-- на 5 - 10 % выработки на одного сотрудника производственных подразделений за счет детального планирования и организации работ.
Снижения:
-- на 20 - 50 % трудоемкости бизнес-планирования;
-- на 5 - 25 % цен закупки за счет увеличения конкуренции поставщиков;
-- на 5 - 10 % «замороженных» в МТР денежных средств за счет повышения оборачиваемости МТР;
-- на 5 - 10 % дебиторской задолженности за счет ее контроля и управления погашением;
-- на 5 - 10 % непроизводительного времени по причине внеплановых остановок;
-- на 2 - 10 % затрат на МТР за счет четко предопределенной привязки к программе производства.
Использование полнофункциональной единой цифровой системы дает существенные преимущества в эффективности управления, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов. Владение подобной системой является довольно существенной статьей затрат для любой компании, и эффект от ее внедрения должен быть тщательно рассчитан и проанализирован.
Сокращения:
-- на 50 - 70 % сроков подготовки сводной отчетности по объемам, качеству и срокам выполнения работ;
-- на 20 - 30 % размера неликвидов за счет контроля за образованием и реализацией;
-- на 5 - 15 % сроков реализации проектов за счет распределения трудовых и материальных ресурсов;
-- на 5 - 15 % перерасхода бюджета проекта за счет совместного планирования с необходимой детализацией контроля материалов и услуг;
-- на 2 - 5 % затрат за счет оптимизации нормативов расходования по видам ТО и ремонтов.
Цифровая трансформация бизнеса приводит и к качественным изменениям, которые довольно трудно оценить -- повышению прозрачности планирования, унификации методик планирования и контроля производственной деятельности, росту имиджа компании и изменению менталитета всей команды ключевых и производственных сотрудников.
ОСНОВНЫЕ КОМПОНЕНТЫ КОМПЛЕКСНОГО РЕШЕНИЯ «ITPS БУРЕНИЕ»
Основными компонентами комплексного отраслевого решения «ITPS Бурение» являются уникальная база знаний (рис. 4), собранная на опыте реализации проектов для нефтесервисных предприятий, аналитика, полученная при мониторинге технологических процессов на местах непосредственного выполнения работ подразделениями нефтесервисных предприятий и отраслевая экспертиза проектной команды ITPS, подтвержденная международными сертификатами и значимыми бизнес-эффектами наших заказчиков.
информационный цифровой нефтесервисный
Рис. 4
«ITPS Бурение» является первым в РФ комплексным цифровым решением для нефтесервисного бизнеса, выполненным на отечественной платформе.
Для всех компаний, работающих в нефтегазовой сфере, началась увлекательная пора цифровой трансформации, и теперь игроки должны выстраивать свою стратегию в условиях новой реальности. Эффективность этого этапа будет зависеть от новых технологий и сильных партнеров, знающих специфику нефтесервисного направления и обладающих комплексной экспертизой и наработанными подходами цифровой трансформации бизнеса.