А вот несовместимость форматов различных версий способна создать значительные трудности. Так разные пользователи могут столкнуться с проблемой несовместимости, если на их компьютере разные версии текстового редактора. И пусть существуют способы открыть формат одной версии в другой, потеряв лишь минимум, общее впечатление функционала от этого уменьшается.
Самым большим недостатком становится различие интерфейсов в разных версиях Word. Подобные отличия могут приводить к затруднениям в работе, особенно если пользователь перешел с одной версии на другую. Спасает ситуацию простота интерфейса и факт того, что пользоваться им можно интуитивно.
Тем не менее, стандарт остается, весьма, похож.
7) Microsoft Excel.
Область применения Excel широка:
· благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);
· в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц (график снижения веса тела за указанный период от начала занятий спортом);
· его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов (сколько потратил за этот месяц, что/кому/когда дал/взял);
· Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;
· Excel интенсивно используется в бухгалтерии -- во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;
· Excel может даже работать как база данных. Хотя, конечно, до полноценной базы данных ему далеко.
Преимущества Excel для финансового моделирования (управленческого учёта):
-сравнительная дешевизна - обычно на каждом рабочем месте уже установлен пакет MS Office и дополнительных затрат на программное
обеспечение не требуется;
простота освоения;
-гибкость;
-мощные инструменты обработки данных (включая статистические функции) и презентаций результатов;
-практически неограниченные возможности по обмену данными с другими информационными системами;
-сравнительно низкие затраты на внедрение системы бюджетирования и на её модернизацию
Конечно, существуют и недостатки Excel для построения финансовой модели:
-сложности одновременной работы нескольких пользователей с одной информационной системой;
-повышенное влияние «человеческого фактора» на корректность таблиц (одной неверной ошибкой в работе с таблицей можно испортить работу всей информационной системы);
-сложности организации множества таблиц в различных вариантах (черновой, согласованный, утверждённый и т.п.), что требует дополнительных усилий по организации работы с файлами;
-сложность с обеспечением конфиденциальности данных информационной системы
-низкая производительность, которая проявляется при расчёте сложных финансовых моделей, особенно использующих статистические функции.
8) Microsoft Access - это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.
Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:
Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.
Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов. Применение Access для размещения форм Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet/Intranet. Поддержка в Access механизма Запроса по образцу (Query by Example -- QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных. Создание приложений без программирования с использованием макросов Access.
Access -- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.
Access - профессиональное приложение для проектирования и развёртывания баз данных, с последующим отслеживанием ключевой информации, как с локальных компьютеров, так и использование корпоративных сетей, для коллективного рабочего процесса.
Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения.
Преимущества Microsoft Access
o Простой и понятный интерфейс. Приступить к работе с данной СУБД можно, не имея никаких особых навыков. Кроме того, на помощь новичку приходят многочисленные справочные пособия, онлайн- и офлайн-курсы.
o СУБД MS Access общеизвестна и очень популярна в настольных ПК. Это значит, что вы всегда можете обратиться за помощью к знакомому, уже давно использующему данную СУБД, за советом, а также вместе работать с одной базой данных по сети.
o Практически безграничные возможности экспорта данных: данные из таблиц щелчком одной клавиши мыши можно перенести в Excel, Word, экспортировать в XML, опубликовать в PDF, не говоря уже о том, чтобы без проблем перенести выбранные объекты в другую базу данных.
o Невысокая цена. Если покупать MS Access в составе полного пакета Microsoft Office, то, по сравнению с другими платными СУБД, цена окажется очень заманчивой.
o Широкий выбор конструкторов для построения форм, отчетов и запросов, с помощью которых можно отфильтровать данные и вывести их в удобном виде.
o Широкие возможности импорта данных: если у вас есть табличные данные, созданные при помощи текстового процессора MS Word или табличного процессора MS Excel, вы с помощью мастера без труда перенесете их в свою базу. Импорт, кроме того, можно выполнить из простого текстового документа, из документа XML, а также из файлов баз данных, созданных в других СУБД (таких как dBASE, PARADOX).
o Возможность создания пароля на своей базе данных.
o Встроенный язык VBA высокого уровня.
o Возможность записи макросов.
o Редактор SQL.
Недостатки Microsoft Access
o MS Access относится к файл-серверным СУБД. Это означает, что вся обработка данных происходит непосредственно на компьютере клиента, пользователя. Серверная часть лишь извлекает данные и передает их по требованию. Это приводит к тому, что по локальной сети курсируют большие потоки данных, и при большом количестве пользователей, работающих с базой данных, может случиться перегрузка сети. Классическая файл-серверная архитектура всегда влечет за собой низкую производительность при большом количестве пользователей. В версии MS Access 2010 этот вопрос частично решен.
o Отсутствие надежных средств защиты данных. По сути, используется только пароль на базе данных и пароль пользователя. Для опытного специалиста не представляет никакой сложности снять такую защиту.
o Многопользовательский режим возможен только в одноранговой сети или в сети с файловым сервером.
o Для разработки нестандартного интерфейса требуется привлекать программистов.
o Редактор запросов SQL примитивен, использовать его неудобно.
o Данная СУБД не бесплатная.
o MS Access заточен под операционные системы Windows. Чтобы попытаться использовать данные, созданные в этой СУБД в других ОС (например, LINUX), придется изрядно повозиться. Проще перенести данные в другую СУБД.
9) MS PowerPoint
Назначение и основные возможности MS PowerPoint
Основные возможности и средства программы PowerPoint:
· Создание новых презентаций с помощью мастера авто содержаний, а так же мастеров создания титульного слайда, слайдов, заметок и выдач.
· Обширный набор макетов и шаблонов оформления отдельных слайдов и презентаций в целом.
· Возможность произвольного изменения содержания и оформления слайдов и презентаций.
· Возможность создания собственных презентаций (без использования шаблонов и мастеров), а так же собственных шаблонов слайдов и презентаций.
· Набор средств по управлению показом презентации
· Возможность включения в демонстрацию презентации различных анимационных и мультимедийных эффектов.
Документы MS PowerPoint записываются в файлы специального формата, имеющие расширения.ppt,.pot и.pps. Расширение.ppt закрепляется за файлами, содержащими разрабатываемую презентацию, расширение.pot - за файлами, содержащими шаблон презентации, и разрешение.pps- за файлами, содержащими полностью готовую презентацию.
Достоинства приложения
С помощью Microsoft PowerPoint можно не только создавать презентацию; в этой программе есть все необходимые средства и инструменты для усовершенствования слайдов презентации и команды для изменения расположения слайдов. Создавать привлекательные презентации можно быстро и легко, если использовать следующие средства.
Мастер автосодержания проведет по всем этапам создания новой презентации; в документах приведен условный текст, который легко заменить необходимой нам информацией.
Такие режимы, как Структура и Сортировщик слайдов, упрощают логическое упорядочение слайдов презентации.
С помощью шаблонов оформления к слайдам в презентации можно добавить цвет, образцы фона и специальные шрифты.
Схемы анимации используются для добавления эффектов перехода от слайда к слайду, что сделает презентацию визуально более привлекательной.
К слайдам можно добавлять графические элементы, что делает их интереснее. Библиотека графических элементов содержит также клипы и звуки. Хотя Microsoft PowerPoint содержит много сложных средств, она достаточно проста для изучения. Возможности этой программы позволяют создавать презентации, которые можно представить на экране компьютера, распечатать или просмотреть в World Wide Web.
Недостатки приложения
o Презентации, имеющие пароль, не открываются.
o Редактирование и сохранение может привести к потере нескольких образцов. Примечание: имеется полная совместимость с версией Microsoft PowerPoint 2000 SR1.
o Анимационные эффекты либо преобразуются в соответствующие эффекты Microsoft PowerPoint 2000, либо объект появляется на странице без анимации.
o Метафайлы Microsoft Windows не отображаются с поворотом. Для повернутых растровых изображений выбирается ближайшее значение поворота на 90 градусов.
o Прозрачность при сплошной заливке отображается менее четко.
o Заливка становится непрозрачной.
o Сглаживание не поддерживается, текст и графика отображаются менее гладкими.
o Примечания не отображаются.
o Диаграммы преобразуются в группы фигур.
10) Microsoft OneNote.
Программа OneNote (2013 и прочие версии) входит в комплект ПО линейки Office от корпорации Microsoft. Она была разработана более 10 лет назад. Пользователей привлекают такие возможности этого программного инструмента:
Программа является электронной версией классической записной книжки. С ее помощью создаются отдельные записные книжки, подразделы, странички, объединенные по цветам для упрощения ориентации. Благодаря этому работа в OneNote крайне удобна.
В связанные заметки OneNote можно интегрировать видеозаписи, музыкальные файлы, фото и т.д. Для этого нужно просто нажать правую кнопку мышки и выбрать пункт “Send to OneNote” (“Отправить в OneNote”). Файлы можно вставлять в любые области странички. Например, можно вставить аудиофайл рядом с напоминанием о встрече, а рядом зафиксировать фотографию запланированного события.
Приложение обладает крайне удобным поиском. Оно может считывать почерк, искать текстовые записи на фотографиях, видеозаписях и даже музыкальных файлах. Если установить OneNote на Tablet PC, то ПО можно применять в тандеме со стилусом. Версия 2013 г. поддерживает рисование пальцем.
ПО допускается синхронизировать с прочими программными средствами MS, включая Outlook.
Для чего нужен OneNote
Сама программа представляет собой нечто, похожее на блокнот или записную книжку, для быстрых заметок. Казалось бы, для этого можно использовать и более простые средства - тот же «Блокнот» или виджеты на экране для записей. Но приложение OneNote в этом плане гораздо более удобно. Основное преимущество данного решения в том, что оно может работать на разных устройствах, где используется система Windows - на компьютере, планшете, смартфоне. При этом для входа в приложение нужно зарегистрироваться на сайте Microsoft и использовать учётную запись. Да, это создаёт некоторое неудобство, но даёт и свои плюсы. Что такое OneNote в таком случае? Это возможность создания любых записей, записок, набросков на любом доступном устройстве. А так как они сохраняются в облаке на сервере, то становятся доступны на всех остальных устройствах. И если вы записали какую-то свою мысль в планшете где-то в дороге, то потом дома запросто найдёте её в своём компьютере.