Дипломная (вкр): Автоматизация управления современной станцией технического обслуживания автомобилей на базе информационных технологий

Автоматизация управления современной станцией технического обслуживания автомобилей на базе информационных технологий

Введение

Для успешного функционирования автосервиса в современных условиях рынка ему требуется наличие развитой информационной системы, которая осуществляла бы автоматизированную работу автосервиса с возможностью хранения информации, ее постоянной обработки для проведения необходимых расчетов и выдачи требуемых результатов и сведений.

В частности, в связи с увеличением количества автомобилей в собственности частных лиц (то есть авто-владельцев, у которых забота об обслуживании своего автотранспорта лежит на собственных плечах). За последние десять лет количество автомобилей увеличилось в 2,5 раза и в настоящее время состоит более чем из 45 млн. машин. Ежегодно этот показатель повышается на 8-8,5%. По данным Департамента автомобильного транспорта Минтранса РФ, в России насчитывается более 45-46 млн. машин. В свою очередь данная тенденция привела к значительному увеличению числа потенциальных потребителей услуг автосервиса. [11]

Ручной учет и контроль всех сведений об авто-владельцах, зарегистрированных как постоянные клиенты, представляется совершенно неэффективным, особенно в связи с все время увеличивающимся потоком новых. Длительное обслуживание каждого авто-владельца заставляет клиентов подолгу засиживаться в очередях либо вовсе отказаться от услуг данного автосервиса.

Таким образом, существует насущная потребность в автоматизации работы автосервиса с разработкой программного обеспечения для ее эффективного функционирования, которое позволило бы усовершенствовать анализ сведений по каждому автомобилю.

Целью дипломного проекта является разработка программного обеспечения для автоматизации и учета заказов в автосервисе.

Новизна работы: Мониторинг рынка существующего программного обеспечения в Российской Федерации свидетельствует о том, что аналогов предлагаемому решению по соотношению цена/качество, набору функциональных возможностей в настоящее время не существует.

Практическая ценность: Применение данного программного обеспечения позволит решать следующие задачи в автоматическом режиме.

Заключение договора об оказании услуг по ремонту автомобиля (заявка на ремонт, наряд-заказ, талон на обслуживание, акт сдачи-приемки): наименование и реквизиты автосервиса, срок выполнения требуемых работ, прейскурант на оказываемые услуги и т.д.

Заключение договора об оказании услуги диагностирования автомобиля с целью выявления неполадки: наименование и реквизиты автосервиса, срок выполнения, цена за услугу.

Оформление документов, необходимых для оплаты услуг, оказанных застрахованному авто-владельцу при наступлении страхового случая: наименование и реквизиты страхователя, срок действия договора, условия страховки.

Проверка и анализ произведенных выплат за оказанные услуги на соответствие перечню услуг, указанному в договоре.

Предоставление накопленной информации по ранее проводимым ремонтным работам по запросу клиента.

Добавление, изменение и удаление информации по конкретному авто-владельцу.

Поиск и сортировка данных.

Составление выходных форм: договоров, актов, списков перечня и стоимости работ.

Основные преимущества системы, помимо решения перечисленных выше задач, состоят в возможности после каждого внесения изменений в базу данных сразу проверять корректность базы данных.

Применение автосервисом данного программного обеспечения позволит уменьшить издержки на ручной труд, автоматизировать документооборот, оптимизировать бизнес-процессы, повысить качество работы с клиентами.

В представленной дипломной работе разрабатывается программное обеспечение, предназначенное для автоматизации учета и расчетов с клиентами, пользующимся услугами автосервиса.

1. Постановка задачи и технико-экономическое обоснование

Для комплексной автоматизации всей работы автосервиса необходимо разобрать основные режимы его работы. Но, в общем, задача по автоматизации работы автосервиса должна позволять решать следующие вопросы:

использовать весь спектр необходимых первичных документов для оформления услуг по ремонту (заявка на ремонт, наряд-заказ, талон на обслуживание, акт сдачи-приемки);

вести список автомобилей для любого клиента фирмы, для каждого автомобиля хранить набор необходимых реквизитов: государственный номер, модель, VIN, технические характеристики и т.п.

получать историю обслуживания для каждого автомобиля (история обслуживания привязана к автомобилю и не зависит от его владельца);

отдельно учитывать документы по гарантийному обслуживанию;

отдельно учитывать документы по ремонту собственного подвижного состава организации;

обеспечивать согласованную работу нескольких пользователей при оформлении ремонтных документов;

контролировать незавершенный ремонт;

фиксировать срывы работ по причине жалоб от клиентов;

учитывать работу в разрезе рабочих;

вести учет запчастей;

оформлять запчасти, предоставленные для ремонта клиентом;

оформлять поставки запчастей;

хранить для каждого товара произвольное количество цен (например, закупочная, оптовая, розничная и пр.);

использовать гибкое ценообразование (фиксированные и вычисляемые цены);

учитывать недопоставки, а также проводить инвентаризацию;

вести партионный учет ТМЦ, используя для списания себестоимости один из следующих способов: FIFO, по среднему, LIFO;

оформлять заказы от клиентов на приобретение запчастей, а также заказы поставщикам на поставку товаров;

фиксировать любой вид оплаты: наличными с пробитием чека и/или с выдачей кассового ордера, перечислением на расчетный счет и оплату по кредитной карте.

Современная жизнь в корне отличается от той, которой жили люди еще буквально лет 50 назад. Сегодня автомобиль - наш спутник жизни и представить себе жизнь без машины - практически невозможно. Изо дня в день мы сталкиваемся с автомобилями, как бы мы сами того не хотели, и, как следствие, с их ремонтом.

Ремонту автомобилей подвергается практически каждый авто-владелец. В условиях современного рынка заниматься ремонтом автомобиля самостоятельно стало неудобно и невыгодно. У авто-владельца просто не осталось времени, что бы самостоятельно разобраться в своем автомобиле. А с развитием рынка иностранного автомобиля (усложнением конструкции самого автомобиля) это стало и невозможно. Современный автомобиль требует забот опытного, хорошо подготовленного механика. С появлением автосервисов на рынке услуг ремонт автомобилей стало осуществлять гораздо проще - этим стали заниматься знающие и опытные специалисты, которые имеют возможность без труда справиться с любой из проблем.

Сейчас ремонт автомобилей осуществляется с использованием современного диагностического и технологического оборудования, т.к. оно является средством для получения качественного результата.

Отдавая свой автомобиль в автосервис, любой из авто-владельцев должен быть уверен, что все работы по ремонту автомобиля будут проведены на высоком профессиональном уровне и с гарантией. Большинство сегодняшних автомобилей, даже для профилактических мероприятий требуют специфического обслуживания. Современные автосервисы должны справляться с любой из поставленных задач. Авто-владельцу должно быть достаточно пригнать свой автомобиль автосервис, и в предельно короткие сроки все проблемы с ним должны быть решены.

Современный автосервис имеет штат высококвалифицированных специалистов, прошедших соответствующее обучение, имеющих достаточный опыт работы, и имеющих желание надежно и качественно выполнять свою работу. Сегодня автосервис - это весь спектр услуг по обслуживанию автомобиля, который может включать в себя не только ремонтные, кузовные и слесарные работы, покраска и полировка автомобиля, но и буксировку, и транспортировку вашего авто, и даже оказание юридических услуг. Наличие информационной системы, выполняющей большинство рутинной работы, позволит значительно снизить затраты на выполнение данных работ. Это позволит снизить себестоимость предоставляемых услуг.

Также автоматизированная, слаженная работа всей команды сотрудников в автосервисе, которая дорожит не только своим временем, но и, в первую очередь, временем клиента, будет гарантировано производить все работы, заботиться о своем клиенте и об автомобиле этого клиента. Благодаря наличию автоматизированной системы в автосервисе сотрудники смогут напоминать клиентам о прохождении планового осмотра технического состояния его автомобиля (эта услуга может предоставляться клиентам с их согласия).

Так как большинство современных автосервисов <#"871339.files/image001.jpg">

2.3 Этапы работы автосервиса

Весь производственный процесс в автосервисе делится на определенные виды работ. Путь автомобиля от его поступления в автосервис до выдачи клиенту представляет собой ряд последовательных этапов.

Теперь рассмотрим основные этапы работы автосервиса и их взаимосвязь между собой в общей организации автосервиса. Их существует несколько видов.

Для средних и крупных автосервисов существует вариант, при котором происходит "конвейерное" оформление документов по ремонту. При этом могут участвовать следующие пользователи:

мастер-приемщик (первичное оформление документов);

мастер ремонтной зоны (подбор работ в наряд-заказе, первичный подбор запчастей и материалов);

кладовщик (выписка накладных);

кассир (прием и выдача денежных средств);

бухгалтер (закрытие наряд-заказа, выписка платежных документов).

Рабочих мест одной функциональности может быть несколько. Данному режиму присущи большие возможности по администрированию прав пользователей и настройке гибкости взаимодействия различных звеньев персонала.

Небольшие предприятия могут использовать "однопользовательский" режим оформления документов по ремонту, характеризующийся простотой в работе.

Нашей системой смогут пользоваться автосервисы, как первого, так и второго вида. Одной из важных возможностей автоматизации является наличие механизма оформления "пакетов" документов по ремонту и продаже запчастей. К примеру, менеджер оформляет наряд-заказ, указывает реквизиты клиента и автомобиля, подбирает работы и запчасти, нажимает на определенную кнопку и система автоматически создает пакет сопроводительных документов, часть из которых может быть автоматически послана на печать.

Задачи, выполняемые в автосервисе каждым из сотрудников, сводятся к следующим:

Приемщик:

первым этапом является сбор информации об автомобиле и его хозяине, заполнение мастером-приемщиком заявки на ремонт и наряда-заказа. Мастер-приемщик должен определить, не проходил ли ранее данный автомобиль обслуживание в нашем автосервисе. Данная задача может стать непростой, например, если автомобиль принадлежит крупной фирме, и на нем работают разные водители, которые не располагают информацией о том, когда и где ремонтировался автомобиль. По системе поиска автомобиль ищется по различным реквизитам: по государственному номеру, по VIN, по номеру двигателя, номеру техпаспорта, по марке или модели.

Система сама распознает, заключен ли с клиентом гарантийный договор и не истек ли срок его действия. Это поможет при контролировании качества работы сотрудников, облегчит установку причины новой неисправности. Если автомобиль появился в автосервисе впервые, заполняется карточка автомобиля: номер, VIN, модель, год и месяц выпуска, технические характеристики и т.д. Если клиент обращается в автосервис уже не первый раз, приемщик может просмотреть "историю" его обслуживания, включающую список наряд-заказов по автомобилю и некоторую дополнительную информацию. Существует также возможность построить отчет "Все по автомобилю", содержащий сводку документов всех видов (накладных, кассовых документов, заказов на запчасти и проч.), связанных с обслуживанием данной автомашины.

Документ "наряд-заказ" имеет две части. Первая из них предназначена для учета производимых работ. Для каждого вида работ в каталоге работ определяется количество нормо-часов, необходимое для ее выполнения. Если стоимость работы не измеряется в нормо-часах, можно задать для нее фиксированную рублевую стоимость. В наряд-заказе можно установить количество нормо-часов, даты начала и окончания работы, исполнителей (до 5-ти на каждую работу), а для каждого исполнителя - процент участия. Программа обладает гибкими возможностями по заданию цены нормо-часа и стоимости работы.

Для заполнения многострочной части, относящейся к работам, реализован мощный и удобный механизм подбора, позволяющий получить выборку работ, отвечающих определенным условиям. При подборе можно воспользоваться поиском работы по каталожному номеру (или его части), по наименованию (или части наименования), выбрать наилучший из возможных вариантов, если одна работа может выполняться вместо другой. Подбор работ и запчастей в наряд-заказ может осуществляться как мастером-приемщиком, так и мастером ремонтной зоны.

Вторая часть наряда содержит сведения о расходных материалах, запчастях и ТСМ, необходимых для выполнения намеченных работ. При заполнении документа система показывает количество оставшегося на складах материала.

При подборе запчастей, как и при подборе работ, можно воспользоваться поиском запчасти по каталожному номеру (или его части), по наименованию (или части наименования), выбрать оптимальный вариант из нескольких возможных - если одна запчасть может быть использована вместо другой.

После ознакомления с нарядом клиент может отказаться от выполнения заказа, тогда наряду присваивается статус "Отказ", при этом записывается причина отказа. Анализ отказов менеджерами фирмы поможет в совершенствовании работы автосервиса, построении более гибкой маркетинговой тактики.

Если клиент готов продолжать сотрудничество, то наряд отправляется в ремонтную зону.

Мастер ремонтной зоны:

мастер ремонтной зоны заполняет пустующие графы наряда: исполнитель, мастер. Он имеет право корректировать и уже введенные сведения. После обработки мастером наряд поступает на склад.

Кладовщик:

поскольку выполнение работ по наряд-заказу зачастую продолжается не один день, должно быть предусмотрено два варианта взаимодействия склада запчастей и ремонтной зоны - "быстрый" и "долгий":

при "быстром" варианте к наряд-заказу выписывается и проводится накладная, списывающая запчасти со склада на этом обработка наряд-заказа на складе заканчивается;

при "долгом" варианте запчасти постепенно выдаются кладовщиком исполнителям (слесарям), а в накладной производится выборочное "резервирование" запчастей, при котором они не списываются со склада, но делаются недоступными для расхода. Когда подходит время закрытия наряд-заказа, накладная проводится, и запчасти списываются со склада.

Если части необходимых деталей нет на всех складах фирмы, кладовщик оформляет заказ поставщику на их закупку.