Статья: Унифицированные первичные документы

Понятие и назначение унифицированных документов

До 1 января 2013 года для оформления бухгалтерских операций использовались исключительно унифицированные формы первичной документации.

Применение унифицированных документов способствовало: во-первых, стандартизации первичного учета; во-вторых, выработке оптимальных форм первичной документации; в-третьих, сокращению времени на обработку документов различными организациями.

Фактически отказ от унифицированной первичной документации представляет собой шаг назад в совершенствовании учетного процесса, поскольку такая документация устанавливала и закрепляла единые требования к документальному оформлению финансово-хозяйственной деятельности организаций, систематизировала учетные процессы, а также способствовала регулярному обновлению состава документации.

В период обязательного применения унифицированной первичной документации свободные формы первичных документов можно было использовать только в том случае, если для оформления определенных операций не было предусмотрено унифицированных форм.

В настоящее время применение унифицированных форм не обязательно, поэтому организации могут, исходя из собственных потребностей, организовать документооборот следующим образом:

• во-первых, продолжать применять унифицированные документы, что существенно экономит время и средства по сравнению с отказом от них. В этом случае соответствующую запись нужно сделать в учетной политике организации либо в отдельном распорядительном документе;
• во-вторых, модифицировать унифицированные документы с учетом потребностей организации и утвердить их в качестве приложения к учетной политике;
• в-третьих, разработать собственные формы первичных документов и утвердить их в качестве приложения к учетной политике.

Обязательные формы унифицированных документов

Не смотря на то, что большая часть унифицированных форм первичных документов носит рекомендательный характер, некоторые из них все еще являются обязательными к применению.

К числу обязательных к применению форм первичной учетной унифицированной документации относятся: во-первых, первичные кассовые документы, представленные в альбоме унифицированных форм, утвержденном в 1998 году; во-вторых, бланк транспортной накладной, утвержденный как приложение к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Однако в данном случае имеется разъяснения, утверждающие, что данный бланк может быть заменен другим.

Таким образом, фактически на сегодняшний день только кассовые унифицированные формы документов действительно обязательны к применению.

Альбомы унифицированной первичной документации

Бланки унифицированных форм первичной документации сгруппированы в соответствующие тематические альбомы, в состав которых входят:

• альбом по учету кассовых операций, в котором утверждены формы приходного и расходного кассового ордера, журнала их регистрации, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
• альбом по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в котором утверждены формы
• альбом по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, в котором утверждены формы актов (о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение, возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение, зачистке бурта, уценке товарно-материальных ценностей и прочее), весовой ведомости, партионной карты и прочих документов по движению продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• альбом по учету торговых операций, в котором утверждены формы актов (о приемке товаров, в том числе поступивших без документов поставщика, об установлении расхождений, об оприходовании тары, о завесе тары), товарного ярлыка, спецификации, товарной накладной и прочего;
• альбом по учету операций в общественном питании, в котором утверждены формы плана-меню, калькуляционной карточки, требования в кладовую, накладной на отпуск товаров, закупочного акта, дневного заборного листа, акта о реализации и отпуске изделий кухни и прочее;
• альбом по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ, в котором утверждены формы актов (о приемке выполненных работ, сдаче в эксплуатацию временного сооружения, разборке временных нетитульных сооружений и так далее), общего журнала работ, справки о стоимости выполненных работ и затрат и прочее.

Помимо форм унифицированных документов альбомы содержат основную информацию, разъясняющую порядок заполнения данных форм.

В дополнение к альбомам унифицированных документов часть таких документов утверждена отдельными Постановлениями Госкомстата РФ, например, документация по учету труда и его оплаты, по учету кадров и так далее.

Ответственность за ненадлежащее ведение первичной документации

Величина штрафа за отсутствие первичной документации составляет:

• 5000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за один налоговый период;
• 15000 рублей, при условии отсутствия влияния на налоговую базу и нехватки первичной документации за несколько налоговых периодов;
• 10% суммы неуплаченного налога (не менее 15000 рублей), при условии занижения налоговой базы.