· все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
· пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
· документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки -- ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.
Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.
Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.
Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход -- с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник - кассир либо другое материально ответственное лицо.
Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.
Индивидуальное задание: Лимит кассы предприятия
2.1 Лимит кассы предприятия
Установление лимита ограничивает ту сумму наличных денег, которая может находиться в операционной кассе на конец рабочего дня (п. 2 указания Банка России № 3210-У). Лимит может быть превышен в дни выдачи работникам зарплаты, стипендий, соц. выплат и в выходные дни, если юр. лицо в них осуществляет операции по кассе.
Определение величины лимита обязательно для юр. лиц и обособленных подразделений, самостоятельно сдающих деньги в банк. Если обособленные подразделения сдают деньги в кассу юр. лица, то общая сумма устанавливаемого организацией лимита учитывает и те лимиты, которые предусмотрены для подразделений. ИП и юр. лица, относящиеся к числу субъектов малого предпринимательства, вправе такой лимит не устанавливать.
Юр. лицо самостоятельно осуществляет расчет лимита остатка кассы (для подразделений и общей его величины) и утверждает его размер распорядительным документом. Один из экземпляров этого документа направляется в подразделение.
Расчет лимита остатка кассы:
Указание Банка России № 3210-У приводит для такого расчета 2 внешне одинаковые формулы, принципиально различающиеся только характеристикой объема оборота (реального или планируемого) денежных средств, задействованных в расчете:
· Объем поступлений от продаж. В нем не учитываются средства, принимаемые платежным агентом (субагентом).
· Объем выдач наличных денег. В него не включают средства на выдачу работникам зарплаты, стипендий, соц. выплат.
Первый объем в указании Банка России № 3210-У обозначен буквой V, а второй -- R. И формулы расчета лимита (L) с этими буквами выглядят так:
L = V / P Ч N;
L = R / P Ч N;
где оставшиеся 2 показателя (P и N) весьма сходны по смыслу, но характеризуют, соответственно, тот процесс, к которому относится один из определяющих формулу расчета показатель (V либо R):
· Р -- расчетный период (определяемый в рабочих днях с условием, что их число не превысит 92), за который происходит либо получение объема V, либо выдача объема R;
· N -- число рабочих дней между днями сдачи денег в банк (для показателя V) или получения из банка (для показателя R).
При определении количества дней, составляющих величину показателя N, не учитывают факты принятия и выдачи средств, не включаемых в объемы (V и R). Установлено, что число дней, составляющих показатель N, не должно превышать 7, а если в населенном пункте, где располагается юр. лицо, нет банка, то 14. Хотя допускается зависимость значения этого показателя от таких вещей, как:
· обстоятельства непреодолимой силы;
· местонахождение, структура и особенности деятельности юр. лица.
Индивидуальное задание: Материальная ответственность кассира за нарушение кассовой дисциплины
3.1 Материальная ответственность кассира за нарушение кассовой дисциплины
инвентаризация касса лимит материальная ответственность
В соответствии со ст. 242 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника лишь в случаях, предусмотренных законодательством.
Согласно ст. 244 Трудового кодекса РФ письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В этом Перечне фигурируют, что вполне понятно, и кассиры (а также контролеры, кассиры-контролеры, иные работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров)).
Примечание. Если кассир (иное лицо при условии, если выполнение обязанностей по обслуживанию материальных ценностей является его основной трудовой функцией) отказывается заключать договор, то это можно расценивать как неисполнение трудовых обязанностей (см. п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2).
На основании договора о материальной ответственности кассир будет нести полную материальную ответственность:
- за сохранность принятых им ценностей;
- за ущерб, причиненный как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то взыскание с виновного производится по распоряжению руководства (которое должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба).
До принятия решения в целях установления размера причиненного ущерба и причин проводится проверка соответствующей комиссией. Причем обязательно следует получить от работника письменные объяснения или же в случае отказа или уклонения составить акт (ст. 247 ТК РФ).
При несоблюдении должностными лицами установленного порядка взыскания ущерба работник вправе обжаловать их действия в суде.
Если же:
- работник не согласен возместить ущерб добровольно, и (или)
- истек месяц, отведенный для вынесения распоряжения о взыскании, и (или)
- сумма, подлежащая взысканию с работника, превышает его среднемесячный заработок, - то взыскание производится только в судебном порядке.
Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Впрочем, работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.
Примечание. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет за собой наложение административного штрафа.
Под нарушением порядка понимается, во-первых, осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов. Лимит расчетов наличными деньгами между юридическими лицами (в том числе ПБОЮЛ) по одной сделке - 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У).
Во-вторых, не оприходование или неполное оприходование в кассу денежной наличности.
В-третьих, несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств.
В-четвертых, накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
Санкции за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций серьезные: административный штраф на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
В-пятых, необеспечение сохранности контрольных лент (Z-отчетов), книги кассира-операциониста и других документов по применению контрольно-кассовой техники не менее пяти лет. В данном случае будет отвечать руководитель - за нарушение сроков хранения учетных документов (ст. 15.11 КоАП РФ, штраф от 2000 до 3000 руб.).
Следующие обстоятельства могут позволить смягчить административную ответственность (ст. 4.2 КоАП РФ):
- раскаяние лица, совершившего административное правонарушение;
- предотвращение лицом, совершившим административное правонарушение, вредных последствий административного правонарушения, добровольное возмещение причиненного ущерба или устранение причиненного вреда;
- совершение административного правонарушения в состоянии сильного душевного волнения (аффекта) либо при стечении тяжелых личных или семейных обстоятельств;
- совершение административного правонарушения несовершеннолетним;
- совершение административного правонарушения беременной женщиной или женщиной, имеющей малолетнего ребенка.
Дела по ст. 15.1 КоАП РФ рассматриваются налоговыми органами (ст. 23.5 КоАП РФ).
Статья 120 НК РФ устанавливает ответственность за отсутствие первичных документов и предусматривает взыскание штрафа за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.
Кассовые операции оформляются с использованием следующих первичных документов:
- приходного кассового ордера (N КО-1);
- расходного кассового ордера (N КО-2);
- кассовой книги (N КО-4);
- журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (N КО-3);
- авансового отчета (N АО-1);
- справки-отчета кассира-операциониста (N КМ-6);
- сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (N КМ-7);
- Z-отчетов (контрольных лент ККТ), кассового чека.
В целях применения ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимаются как отсутствие первичных кассовых документов, так и несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, имущества организации, доходов, расходов и объектов налогообложения налогоплательщика.
Если эти деяния совершены в течение одного налогового периода и отсутствуют признаки налогового правонарушения, то штраф составляет 5000 руб. Если те же нарушения совершены в течение более одного налогового периода, то размер штрафа - 15 000 руб.
Установлена и уголовная ответственность за совершение кассиром умышленных действий. Например, за кражу, т.е. тайное хищение чужого имущества (ст. 158 УК РФ). В простом, "неквалифицированном", варианте (т.е. без предварительного сговора, без проникновения в жилище, без особо крупного размера и т.п.) санкции таковы:
- штраф до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо
- обязательные работы до 180 часов, либо
- исправительные работы на срок от 6 месяцев до года, либо
- ограничение свободы на срок до двух лет, либо
- арест на срок от двух до четырех месяцев, либо
- лишение свободы на срок до двух лет.
Мошенничество, т.е. хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием (ст. 159 УК РФ), наказывается:
- штрафом в размере до 120 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до одного года, либо
- обязательными работами на срок до 180 часов, либо
- исправительными работами на срок от 6 месяцев до года, либо
- ограничением свободы на срок до двух лет, либо
- арестом на срок от двух до четырех месяцев, либо
- лишением свободы на срок до двух лет.
Присвоение или растрата, т.е. хищение чужого имущества, вверенного виновному (ст. 160 УК РФ), наказываются: