Материал: Базы данных-конспект

Экспорт и импорт таблиц из одной б/д в другую

Для того, чтобы выполнить экспорт таблиц из одной б/д в другую, нужно:

1. в списке таблиц выделить ту таблицу, которую вы будете экспортировать (передавать);

2. выбрать команду Файл/Сохранить как/Экспорт;

3. в окне "Сохранение объекта" выбрать опцию Во внешнем файле или б/д и ОК.

4. в следующем диалоговом окне выбрать имя файла б/д, в которую будет выполняться экспорт и нажать кнопку Экспорт. Откроется окно, в котором будет предложено выбрать два варианта экспорта: структура и данные; только структура

В отличие от экспорта, импорт таблиц может передавать несколько таблиц MS Access одновременно. Для этого нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. в окне б/д, которую вы хотите импортировать, перейти во вкладку "таблицы" и нажать кнопку Создать/Импорт таблиц или Файл/Внешние данные/Импорт;

2. в поле Папка указать папку, в которой находится б/д, из которой будет выполнен импорт. Выделить имя б/д;

3. нажать кнопку Импорт;

4. выделить одну или несколько имен таблиц, которые будут импортироваться и нажать ОК.

Для расширения возможностей окна Импорт можно нажать кнопку Параметры, которая позволит определить "копировать ли структуру" или структуру и данные.

Для копирования записей из одной базы в другую целесообразно пользоваться буфером обмена (выделить записи и т.д.)

Изменение количества отображаемых столбцов

Для того, чтобы скрыть ряд столбцов таблицы, нужно их выделить и выбрать команду Формат/Cкрыть столбцы.

Для отображения столбцов на экране используется команда Формат/ Показать столбцы.

Фиксация столбцов таблицы

При просмотре таблиц с большим количеством столбцов сложно ориентироваться в информации. Поэтому возникает необходимость закрепить столбцы. Для этого нужно: выделить закрепленные столбцы и выбрать команду Формат/Закрепить столбцы.

Для отмены данного режима используется команда Формат/Освободить все столбцы.

Тема 3. Фильтрация данных

При работе с б/д фильтр используется для того, чтобы видеть только те значения, которые определены критерием.

Команда	Назначение
Записи/Фильтр/Фильтр по выделению	Осуществляет фильтрацию по заданному значению данного столбца
Записи/Фильтр/Исключить выделение	Осуществляет фильтрацию данных с исключением значений данного столбца
Записи/Фильтр/Изменить фильтр	Открывает окно диалога с вкладками для заданного критерия
Записи/Фильтр/Расш. фильтр	Открывает окно диалога для задания критерия фильтр.
Применить фильтр/Удалить фильтр	Переключает соответственно применение и снятие фильтра

Фильтр по выделенному

Применение данного фильтра состоит в следующем: устанавливаем курсор в той строке поля, значение которого будет условием фильтра и выбираем кнопку …. или команду меню Фильтр по выделенному

Имя	Город	Страна
Иван	Днепропетровск	Украина
Петр	Запорожье	Украина
Степан	Москва	Россия

После однократного применения данного фильтра, возможно последовательное применение фильтров на основе данных, оставшихся после предыдущих фильтров.

При выделении:

• всего поля: возвращается результат точного совпадения с этим значением;

• начала поля: только записи, начинающиеся с выбранного символа;

• часть текста после первого символа: любая запись, содержащая эти символы.

Возможно применение фильтра с помощью исключения выделенных данных, т.е. будут оставаться только записи с теми значениями полей, которые не были выбраны ( команда контекстного меню Исключить выделенное).

Команда Изменить фильтр

Вызывается кнопкой или Фильтр/Изменить фильтр.

 Вставка Окна Access

П



Для задания нового критерия нужно очистить бланк фильтра .

Если несколько условий задается в одной строке, это означает, что данные условно объединены оператором И:

и .

Д ля определения условия фильтрации с использованием критерия ИЛИ нужно использовать ярлычок

или

Для отображения выбранной записи достаточно, чтобы выполнялось одно из данных условий.

Примеры выражений, используемых в фильтре:

1. Условия отбора текстовых значений

"Киев" or "Минск"

in ("Россия", "Украина")

not "США"

 = "М" – название начинается с букв от М до Я.

Like "C*" (оператор like используется для поиска образцов в текстовых полях)

Like "[AC]*" – на А или С.

Like "*н" – зак. на н.

right ([Код Заказа], 2) = "99" – код заказа заканчивается на 99.

Len ([]Название) > val (30) – название больше 30 символов.

2. Условия отбора полей типа дата

b etween 01.01.99 and date () - от 01.01.99 до сег.

> 01.01.99 and < =date ()

< date () – 30 – ранее, чем на 30 дней назад

year ([Дата заказа]) = 1996

month ([Дата заказа]) = month ([Дата продажи])

between dateadd ("m";-2; date()) and date () – ближайшие 2 месяца.

Вместо date () в функции dateadd может стоять любая дата.

Тема 4. Создание запросов

Запрос по образцу – это интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса достаточно заполнить бланк запроса, который располагается в окне конструктора запросов.

Результат запроса называется выборкой. Выборка не сохраняется в вашей базе данных. Она создается заново при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

Создание запросов с помощью мастера.

Для создания запроса с помощью мастера нужно:

1. Перейти во вкладку запросы и выбрать кнопку Создать/Простой запрос;

2. Из предложенного списка выбрать нужные для запроса поля таблицы;

3. Выбрать тип запроса: подробный (вывод каждого поля, каждой записи) или итоговый. Во втором случае можно определить функции для подсчета итогов: SUM, AVG, MIN, MAX.

ПРЕИМУЩЕСТВОМ Мастера является возможность получения результата при минимуме значений о механизме его получения. Однако Мастер не позволяет задать условия выборки.

Окно Конструктора запросов

Для вызова конструктора  Запросы/Создать/Конструктор.

Access предложит выбрать таблицу или запрос, на основе которого будет осуществляться выборка (нужно выбрать и Добавить).

Запрос 1: запрос на выборку.
Схема данных Бланк-запрос Телефонно-адресная книга Фамилия Имя Отчество
Поле
Имя таблицы
Сортировка
Вывод на экран			
Условия отбора
или

В бланке запроса каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле. В этой строке помещаются те поля, которые используются для создания запроса;

Имя таблицы – показывает из какой таблицы выбрано данное поле;

Сортировка – указывает тип сортировки информации, возвращаемой в запросе (от А до Я или от Я до А);

Вывод на экран – определяет, выводить ли данное поле в результатах выборки;

Условия отбора – в этой строке задаются критерии поиска.

Добавление полей в бланк запроса

В MS Access существует два варианта выбора полей результирующей таблицы:

Для добавления полей можно:

1. Выбрать поле таблицы на схеме данных и дважды нажать кнопку мыши. Выбранное поле будет вставлено в следующий доступный столбец в строке Поле бланка запроса. В строке Имя таблицы сразу же появится имя таблицы и позиция Вывод на экран будет помечена.

	Телефонно-адресная
	Фамилия Имя Отчество
Поле			Фамилия
Имя таблицы			Телефон-Адрес
Сортировка
Вывод на экран			

2. Механизм перенести и оставить. То есть, в таблице в схеме данных выделить поле и мышью перетащить его в бланк запроса. Чтобы выделить несколько полей таблицы, используются клавиши Ctrl и Shift.

3. В некоторых случаях необходимо выбрать все поля исходной таблицы. Для этого можно использовать значок *, стоящий первым в списке полей таблицы. Его можно перетащить в бланк запроса любым из 2-х способов. При этом в строке Поле будет имя:

Тел-адр. книга.*

что означает, что выбраны все поля таблицы.

У данного метода есть преимущество по сравнению с методом последствием перетаскивания всех полей таблицы в бланк запроса. Если в таблицу Тел.-адр.кн. вы добавите еще поле, то и в запросе оно будет присутствовать.

Для удаления:

отдельного поля из бланка запроса нужно выделить столбец и Delete.