Содержание
Введение
. Теоретические основы изучения информационного обеспечения менеджмента на предприятии
.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения
.2 Технология информационной деятельности
.3 Зарубежный опыт формирования информационной системы на предприятии
. Анализ информационного обеспечения управления предприятием (на примере ТОО «CCG»)
.1 Общая характеристика предприятия и анализ технико-экономических показателей
.2 Организация менеджмента на предприятии
.3 Анализ системы документооборота и материально-технического обеспечения
. Совершенствование информационного менеджмента на предприятии
.1 Пути сокращения управленческих затрат
.2 Внедрение автоматизированной информационной системы управления
Заключение
Список используемой литературы
Приложения
В Послании Президента Республики Казахстан «Казахстан 2030» сказано, что мы строим новое государство, новую рыночную экономику, новую демократию. Мы живем в эпоху растущей глобализации и возрастающей взаимозависимости, когда мощные внешние силы будут играть существенную роль в определении нашего будущего [1]. Характерным признаком современного этапа развития является информатизация общества. Повсеместная информатизация всех сфер жизнедеятельности общества принципиально изменяет роль информации и информационных технологий в социальном и экономическом развитии страны. От масштабов и качества использования информационных технологий и профессиональной деятельности специалистов зависят уровень экономического и социального развития общества, его интеграция в мировую экономическую систему.
Информатизация - организационный, социально-экономический и научно-технический процесс, направленный на формирование и развитие информационных ресурсов, информационных систем на основе использования информационных технологий в целях удовлетворения информационных потребностей физических и юридических лиц. В этих условиях возрастает роль информации, меняется ее статус - информация становится стратегическим ресурсом бизнеса. В нашей стране 8 мая 2003 года был принят закон «Об информатизации», который регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов и информационных систем, а также при защите прав физических и юридических лиц, государственных органов и организаций в сфере информатизации. Целями государственного регулирования в сфере информатизации являются формирование и развитие информационной инфраструктуры РК с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий, а также информационное обеспечение социального и экономического развития страны [2].
Социально-экономическое развитие Республики Казахстан послужило нарастанию процессов информатизации всех сферах жизни общества. Растет потребность в разработках автоматизированных систем как научно - технического, так и экономического характера. Количественное накопление подобных разработок сопровождается качественным оформлением и дифференциацией рынка информационно - технической продукции. Наше общество стало открытым, возросли требования к потребляемой информации, которая должна быть актуальной, достоверной, полной и доступной.
Общеизвестно, что значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально - экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.
Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылки успешной организации самого процесса производства.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям и т. д. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. Необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.
Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних, в значительной степени, зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и отдельными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Управление в полной мере использует полную, объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.
В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и понятия управленческих решений и решающие следующие задачи:
обработка данных;
обработка информации; обработка знаний; реализация интеллектуальной деятельности.
Внедрение ЭВМ в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием ЭВМ, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме.
Данная работа посвящена проблеме информационного обеспечения менеджмента на предприятии. Почти невозможно переоценить важность информации в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако, как выяснится далее, коммуникации - эта сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.
Проблемам информационного обеспечения менеджмента на предприятии в настоящее время уделяется в теоретическом плане достаточно внимания. В процессе написания работы были использованы труды таких известных ученых и публицистов как Шкатулло В.И., Шекшня С.В., Егоршина А.П., Кибанова А.Я., Волкова И.П., Герчиковой И.Н. и др. Кроме российских авторов, проблемами управления персоналом давно занимаются зарубежные ученые, работы которых также помогли в написании дипломного проекта - Мескон М.Х., Вудкок В., Карлоф Б. и др.
Целью дипломного проекта является формирование рекомендаций по совершенствованию информационного обеспечения менеджмента на предприятии
В соответствии с данной целью, задачами дипломного проекта являются:
рассмотрение теоретических основ формирования информационного обеспечения в организации;
исследование технологий информационной деятельности;
рассмотрение зарубежного опыта формирования информационного обеспечения менеджмента на предприятии;
проведение анализа результатов производственно-хозяйственной деятельности ТОО «CCG»;
анализ системы управления предприятия;
исследование процессов информационного обеспечения менеджмента на предприятии;
формирование стратегии развития информационного обеспечения менеджмента в ТОО «CCG».
Объектом исследования в дипломном проекте является процесс информационного обеспечения менеджмента в исследуемой организации ТОО «CCG».
Предметом исследования являются экономические отношения, возникающие между участниками процессов информационного обеспечения менеджмента на предприятии.
На основании современных разработок в области управления персоналом в дипломном проекте предложены мероприятия по совершенствованию организации управленческого труда, модернизации действующей организационной структуры управления, экономическому стимулированию труда работников ТОО «CCG».
Основным источником информации для проведения анализа деятельности предприятия является отчетность предприятия за 2008-2012 гг. апробация результатов работы осуществлялась в конкртеных проектах тоо «ccg», где автор принимал участие в качестве исполнителя проектов.
Структура работы составлена в соответствии с поставленными задачами. Работа
состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
1. Теоретические основы изучения информационного обеспечения менеджмента на предприятии
.1 Сущность, значение и особенности информационного обеспечения
В начале 21 века исследователи многих областей знаний, подводя итоги, намечают пути дальнейших изысканий. Менеджмент XXI века, каким ему быть? Чтобы ответить на этот вопрос, вспомним, что различие между прошлым и будущим менеджмента определяется при рассмотрении проблемы ресурсов. В промышленной эпохе ресурсы бизнеса включали "четыре М" (men, machines, materials, money). Сегодня мы должны дополнить этот список пятым ресурсом - информацией. Поэтому менеджмент будущего тесно связан, с одной стороны, с рассмотрением информации в качестве пятого ресурса, а с другой стороны, с умением управлять информацией как активом. "Каждый бизнес становиться информационным бизнесом, а каждый менеджер становиться информационным менеджером".
С другой стороны, основу менеджмента составляют методы разработки и принятия решений, которые в свою очередь опираются на модели, описывающие поведение объекта, используют технологии преобразования информации и методы искусственного интеллекта.
Стратегия информационных технологий (ИТ) и стратегия бизнеса становятся единым целым. Современный менеджмент использует несколько моделей описания объекта управления, которые и характеризуют пути его развития. Наиболее часто используемая модель - это образ войска (оркестра - по П. Друкеру). В этом случае менеджеры говорят о компании как о войсковой единице, которая может добиться успеха, если повысит уровень командования, контроля, связи и разведки. Здесь в менеджменте важным является роль централизации и контроля. Менеджеры используют информацию и информационные технологии, чтобы управлять подчиненными и влиять на них.
Другой образ - это фирма как машина. Основу составляет поведение, направленное на устранение проблем (reengineering). И как результат, в основу менеджмента закладываются упрощение, преобразование и автоматизация. Менеджеры и служащие доверяют друг другу и делятся информацией о наличии проблем и неудач, чтобы повысить эффективность.
Третий образ - это живой организм, который приспосабливается к внешнему окружению. Менеджмент, основанный на этой модели, использует метод адаптации, предполагающий перестраивание внутренней структуры и активизацию внутреннего потенциала (ресурсов фирмы). Менеджеры и служащие ищут информацию, чтобы лучше прогнозировать будущее, изменить собственную деятельность и приспособиться к будущим изменениям.
Четвертый образ - самообучающаяся организация (мозг). Компания рассматривается как нейронная сеть, которая способна гибко, быстро и творчески использовать информацию и знания для моделирования поведения внешней среды и взаимодействия с ней. Менеджмент, основанный на этой модели, помогает предугадывать будущее и изобретать новые пути к успеху, постоянно трансформируя саму фирму. В основе такого подхода лежит накопление информации и знаний фирмы через ее структуру. Воздействия внешней среды заставляют систему переопределять связи существующей структуры, или создавать/удалять элементы ее структуры, и тем самым перестраивать связи между ними. Это приводит к увеличению порядка внутри системы, и как следствие, к повышению ее эффективности за счет скорости реакции и точности. В последнее время это направление бурно развивается и основано на современных информационных технологиях и методах искусственного интеллекта, которые базируются на концепциях распределенности и открытости. Эти технологии и методы используются для создания распределенных баз данных и знаний, распределенного искусственного интеллекта, а в области аппаратных и программных средств - для построения распределенных вычислений, современных локальных и глобальных компьютерных сетей [3].
Одно из перспективных направлений развития информационных технологий характеризуется персонификацией пользовательского интерфейса и является новым резервом его интеллектуализации. Он удачно дополняет "интеллектуальность интерфейса", традиционно ассоциируемого только с экранными графическими средствами. Постепенно эта идея вышла за рамки интеллектуального пользовательского интерфейса и стала ориентироваться на идеи и методы искусственного интеллекта, на использование современных локальных и глобальных компьютерных сетей, распределенных баз данных и распределенных вычислений и привела к созданию персонального ассистента (например, "Скрепыш" в MS Office, предлагающий свою помощь при работе). Исследования и экспериментальные программные разработки довольно быстро показали, что множество задач, в которых персональный ассистент с большой пользой может помогать пользователю, практически неограниченно. Это - просмотр и отбор информации, поиск в Internet, управление электронной почтой, календарное планирование встреч, выбор книг, статей, рефератов и т.д. Затем понятие "персонального ассистента" было заменено понятием "интеллектуального посредника", или, как стали чаще говорить на русском языке - "интеллектуального агента".
Активное развитие методов и технологий распределенного искусственного интеллекта привело к осознанию того важного факта, что агенты могут интегрироваться в системы, совместно решающие сложные задачи. Это означает появление новой парадигмы распределенных систем искусственного интеллекта. Системы такого рода получили название многоагентных систем. В настоящее время многоагентная система рассматривается как множество интеллектуальных агентов, распределенных по сети, мигрирующих по ней в поисках релевантных данных, знаний и процедур и кооперирующихся в процессе выработки решений. По сути, возникла новая парадигма сообщества "программных роботов", цель которых - удовлетворение различных информационных и вычислительных потребностей конечных пользователей.
Таким образом, будущее менеджмента тесно связано с информацией, приобретающей роль пятого ресурса, новыми информационными технологиями и распределенным искусственным интеллектом, позволяющими строить адаптивные модели поведения компании на базе нейронных сетей и многоагентных структур.
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.